***MANEJAR EL ALMACEN DE LA EMPRESA***

En esta materia hablamos sobre como manejar el almacén en la empresa y sobre todo lo que tenemos que saber para poder llevar a cabo el almacén.

El tema 1 que estamos viendo es Resepcionar y controlar productos y materiales en almacenes del cual se derivan subtemas como:

* Recibir productos y materiales de acuerdo con los procedimientos establecidos en la empresa.

*Clasificar los productos materiales y servicios dentro del almacen de acuerdo con los procedimientos establecidos.

*Controlar existencias de productos y materiales.

 

  <3 Manual de Procedimiento para el Sistema de Almacenes.

    1.- Recibo de materiales

           Un recibo es un documento por medio del cual una persona manifiesta que se le entregó una determinada cantidad de dinero, mercancías o cualquier otro valor, por el concepto que en el mismo documento se expresa.

     Sus elementos son:

1) Nombre de la persona que hace la entrega.

2) Cantidad que se recibe, expresada en número y letra.

3) Motivo o concepto de la entrega.

4) Lugar y fecha.

5) Firma del que recibe.

   

2.- Clasificación e identificación

   La clasificación es una lista detallada y sistemáticamente ordenada de todos los articulos concernientes a una fase en particular de un negocio o a todas las diversas fases del mismo. La clasificación facilita la interpretacion y hace sencillo el encontrar la información de hechos aparentemente no relacionados.

♥Algunas de sus ventajas son:

• Proporciona un sistema lógico para archivar todos los datos.
• Establece un método para obtener la informacion necesaria, para la operación y el control de un sistema efectivo de contabilidad; facilita la colección de datos sobre gastos indirectos y costos de producción, y ayuda a establecer los saldos en existencia del inventario mensual, materiales en proceso, existencias de materiales semiterminados y de productos terminados. 
• Ayuda mucho a visualizar las  tendencias; así una comparación de lo hecho durante un periodo de tiempo para cualquier operacion o actividad, muestra la dirección en la que este articulo se mueve.
• Indica claramente el plan de organización, ya que muestra la relación de las secciones y departamentos e interpreta la limitacion de sus actividades.
• Entre otras....

♥Las bases comunes de clasificación:

 

1.-Clasificación por la naturaleza misma de los materiales, tales como líquidos, sólidos, gases, ácidos, bases, sales, metales, maderas, cerámicos.

2.- Clasificación por el empleo que se les va a dar o el fin  a que van a servir, tales como materiales directos e indirectos, artículos mecánicos de hule y llantas para automóvil, tubos, etc.

3.- Clasificación de acuerdo con la ubicación de la fabrica o departamento en que van a ser usados los materiales. Este método puede emplearse si dos o mas fabricas en la misma zona, se encuentran bajo la misma gerencia general pero son operadas como unidades independientes.

Sistemas de identificaciòn:

1.- Alfabético: el uso de una letra o de un grupo de letras de acuerdo con un esquema  predeterminado.

2.- Mnemotécnico: el uso de letras en alguna combinación, que sugiera el nombre de clasificación del articulo.se pueden combinar números y letras en el sistema mnemónico, especialmente para sugerir tamaño o alguna base generalmente admitida.

3.- Numérico: el uso de números para identificar el artículo.

4.- Señales: el uso de símbolos o signos para indicar artículo u operaciones.

5.- Combinado-. el uso de cualquiera de los sistemas anteriores en cualquier combinación con los demás, para identificar un articulo particular, servicio u operación.

Controlar existencias:

El control de existencias es esencial para la efectividad en la producción o para el control de finanzas. las existencias en almacen y los materiales semiterminados a menudo representan de una cuarta parte a la mitad de la inversión del negocio.

 ☺ Porque controlar las existencias en el almacén?

 El material que no ha sufrido ningún cambio importante desde su recibo se clasifica como materia prima. el material en proceso es aquel que ha sido trabajado en parte, pero que no esta aun listo para embarcarse.

♣ Que se guarda en el almacén y que significa cada uno?

Los productos terminados ya han sido acabados y es tan listo para su empaque. en donde existe un almacén o departamento de embarques, el articulo se considera terminado cuando se entrega a esta unidad. Materiales---- en contraposición a materias primas---- se llama a todos los que se emplean como auxiliares  en la producción pero que no forman parte del producto mismo.

♠ Que medidas básicas son necesarias para el control de las existencias?
 

1.- Determinar para todos los materiales cantidades mínimas, o niveles cuando hay que hacer otro pedido y cantidades máximas ,o cantidades que se pueden pedir.

2.- Organizar un método para cargar el material a las órdenes que están en proceso o que se proyecta fabricar.

3.- Crear una contabilidad que controle el almacen y que no sea controlada por el.

 ○ Para que sirve determinar las existencias máximas y mínimos en el almacén?

 Existencias máximas y mínimas. el nivel de pedido es suficientemente mayor al inventario mínimo para dar tiempo a la orden de producción  o compra, y esperar a quien se fabrique o perciba del proveedor. la existencia máxima representa aproximadamente la suma de la cantidad ordenada y la existencia mínima.

Después de eso, vimos algunos ejemplos y aplicaciones acerca de las formulas para el punto de repedido, usando datos y problemas dictados por la maestra, y resueltos junto con ella.
Utilizamos tarjetas de almacén y resolvimos y llenamos las tarjetas con los datos que se nos proporcionaron, e hicimos una actividad que fue como el examen el cual consistia en resolver un problema y con sus datos ir llenando la tarjeta de almacèn.
** Documentos que intervienen en el tramite de compras **
El control de las mercancía almacenadas se hace por medio de etiquetas de almacen, tarjetas de almacen y mayores auxiliares de almacen.
◘ La etiqueta de almacen debe prenderse a cada clase de artículos depositados en las bodegas; contiene como datos esenciales.
a) Nombre del articulo
         b)Unidad de manejo para el despacho  (militar, ciento, pieza, etc)
                 c)Localizacion (bodega, estante o casillero)
                                  d)Existencia máxima y mìnima.

** Etiqueta de almacén

Sirve para que el almacén no solicite artículos en cantidades innecesarias que se traduzcan en una inversión improductiva, con descuido de otras necesidades.

     

ETIQUETA DE ALMACEN   ARTICULO__________________.    UNIDAD_______.  No._______.   LOCALIZACION ______________.   CLAVE ________________.   MAXIMO_______________________.     MINIMO_____________.

**Tarjeta de almacén

Sirve de base para que el almacenista la compare con la existencia real y de aviso por escrito a la gerencia, a fin que esta determine la conveniencia de reponer o no, los artículos proximos a agotarse

♦Su importancia

1) Tener diariamente a la vista el dato relativo a la existencia en especie.

2) Exigir responsabilidades a los bodegueros puesto que sobre las etiquetas llevan el movimiento de los artículos .

3) Poseer un medio de comprobacion en cualquier caso.

Tarjeta de almacen consta, ademas de estos datos con columnas para :
fecha, entradas, salidas y existencia.


        

TARJETA DE ALMACEN  ARTICULO_________________. UNIDAD__________________. No._______.  LOCALIZACION____________________.  CLAVE__________________. MAXIMO___________________________.  MINIMO________________.
ENTRADAS	SALIDAS	EXISTENCIA	EXISTENCIA REVISADA

** Mayores auxiliares de almacen

Permiten a contabilidad ejercer el control de los materiales almacenados así como determinar el monto de las existencias y por consecuencia el costo de lo vendido y sus resultados del ejercicio.

 

MAYOR AUXILIAR DE ALMACEN Articulo__________________________________________.    No. _____________________________. Localización_______________________________________.  Clave______________________________. Máximo_________________________________________.  Mínimo_____________________________.
Fecha	F/No.	UNIDADES	PRECIO ADQUI	PRECIO VALUA	VALORES	EXISTENCIA REVISADA

• Cual es el espacio ideal para bodegas y almacenes?

Ubicación del almacén y espacio para bodegas: la ubicación ideal para almacenes y espacio para bodegas es aquella que reduce los costos totales del movimiento y cualquier otro costo relacionado con la operación del almacén, suministrando la debida protección y abrigo a los materiales. La ubicación del espacio para almacenes, dependerá del tipo y el valor de los materiales que se vayan a almacenar y de la frecuencia con que se reciban y saquen, así como del sitio a que haya que conducirlos en la línea de producción.

♥ Como manejarías la pulpa de papel en un almacén?

La pulpa de papel en vez de amontonarse, lo cual requiere nuevos movimientos, puede colocarse sobre plataformas enganchadas para movimientos internos de almacén para llevarlos a su sitio de empleo; para lo cual cada plataforma contendrá una cantidad apropiada de material y estará marcada con una etiqueta que estipule cantidad, numero de lote y especificaciones.

♦ Como manejarías en el almacén los materiales pesados?

Los materiales demasiado pesados se almacenan generalmente sobre el piso de la bodega, mientras que los ligeros se pueden manejar con facilidad y podrán acomodarse en varios sitios destinados a tal fin.

 ♥ Como manejarías los que requieren añejamiento?

Cuando hay moldes de fundición que requieren " añejamiento", su almacenamiento exterior es tanto ventajoso como económico.

◘ Como manejarías los que se rompen fácilmente?

Los materiales que se rompen fácilmente requieren medios para su protección, y esta protección debe recibir preferencia al efectuar el arreglo de los almacenes. Algunos artículos requieren almacenamiento bajo cierta temperatura, por lo que anticipadamente habrá que determinar el sitio y condiciones de las bodegas teniendo presente esta necesidad.

• Como almacenar los materiales inflamables?

Los materiales inflamables a menudo exigen bodegas separadas que no solo protejan el material mismo, sino que eviten el peligro de incendio para el resto del edificio. Cualquier plan sobre la ubicación de las bodegas deberá ser lo suficientemente flexible para permitir ampliaciones y otros cambios que se vayan presentando durante el transcurso de los años.

○ Para qué deben proveerse espacios?

Deberá proveerse espacio de almacenamiento para:

1.- Materias primas.

2.- Materiales utilizados indirectamente en la producción, como aceites, lubricantes, herramientas que se desgastan y auxiliares como clavos, pegamentos, etc.

3.- Productos semielaborados, inclusive partes terminadas en espera de ser armadas o refactores o refacciones para embarque a los clientes, e inclusive partes compradas.

4.- Productos terminados listos para embarque.

◘ De acuerdo a la información presentada como distribuirías el almacén?

Distribución del almacén. Para un manejo más fácil del almacén es conveniente que a la entrada se dedique un espacio para recibir los materiales a su llegada y para revisarlos antes de ser guardados en el sitio a ellos designado. También se designará un espacio para el material que se retire del almacén para ser entregado a la planta, pero que aun no ha salido del almacén.

Ese espacio permitirá al almacenista preparar previamente la salida de materiales con el fin de que no se haya demora en las entregas.

 El espacio en exceso acrecentara los gastos indirectos por concepto de almacenamiento de materiales; y el espacio insuficiente los aumentara debido al congestionamiento. La falta de espacio en el almacén con frecuencia reduce las cantidades que pueden moverse, lo cual afecta seriamente a la producción.

• Como distribuirías el almacén cuando los productos son muy voluminosos?

Para almacenamiento de productos voluminosos, conviene marcar con pintura las áreas destinadas al objeto.

Algunos materiales son demasiado voluminosos para guardarse en estantes, siendo también utilizados con demasiada rapidez, por ejemplo, la pulpa para manufacturas de papel. Sin embargo podrán estudiarse muy meticulosamente los problemas que presentan los materiales de este tipo.

♠ Como distribuirías los pasillos en el almacén?

La distribución de los pasillos variara de acuerdo con las necesidades de cada bodega, pero en general e puede decir  que los pasillos principales deberán permitir el paso de dos carros o carretillas de mano y su ancho variara de 2 a 3 o más metros, mientras otros pasillos podrán dejar espacio para una sola carretilla, montacargas, etc. En los pasillos que acaban contra la pared. Deberá reservarse espacio suficiente para que se pueda dar la vuelta. Cuando los artículos almacenados son manejados de preferencia por empleados del almacén, el ancho de los pasillos se ha standarizado a 75 cm.

♦ Porque es importante que las organizaciones arreglen y marquen el material según su clasificación?

Una bodega que tenga sus materiales arreglados y marcados, segun su clasificación no tiene que depender de que alguien recuerde en donde se guardo equis material. La fábrica no sufrirá gran trastorno, aun cuando todo el personal del almacén tuviera que salir de improviso. Sin embargo, el arreglo por clasificación podrá utilizarse solamente cuando no hay cambios súbitos en los productos que se manejan.

• Cuándo podrá utilizarse el arreglo por clasificación en el almacén y cuáles son sus desventajas?

Sin embargo por arreglo de clasificación podrá utilizarse solamente cuando no hay cambios súbitos en los productos que se manejan, de todos modos tiene algunas desventajas bien claras.

1.- mucho espacio (del 20 al 25%) deberá quedar libre en cada cuerpo del bastidor previendo ampliaciones.

2.- los artículos de más frecuente salida no pueden acomodarse cerca de la ventanilla de despacho sin violar el proyecto de distribución.

3.- algunos artículos, como los voluminosos o muy pesados, no pueden almacenarse exactamente por símbolos.

 ♥ Cuál es el segundo método para distribuir los materiales en el almacén y cómo funciona?

Un segundo método de distribución del almacén es ordenar los materiales de la manera más conveniente para su almacenamiento y salida, y formular después un índice de localización del material. En el índice, el material se ordena por símbolos y su colocación en el almacén se indica junto al símbolo.

◘ Cuáles son sus desventajas?

La desventaja de la distribución del almacén por índice de localización en vez de por clasificación, es que hay que consultar el índice antes de poder encontrar un artículo. Si las existencias están bien controladas esto no tiene importancia, porque la localización del estante puede incluirse en la orden de salida al formularla. Otra desventaja es que los empleados que surten los pedidos, especialmente cuando los artículos que se manejan están sucios, tienen dificultad en conservar las tarjetas del índice limpias y en estado de usarse.

♥ Cuáles son sus ventajas?

Las ventajas que se atribuyen a la distribución por índice, son: (1) se pueden arreglar las existencias de modo que las que tienen más movimiento estén cerca del punto de entrada y salida. (2) no se hace necesaria una nueva distribución del almacén a la llegada de nuevos artículos o si se descontinúan algunos antiguos,  y 83) se pueden almacenar los artículos considerando de lleno sus necesidades especiales.

♥ Como acomodarías los estantes si los artículos son pequeños y en grandes cantidades?

Tipos de estantería: siempre que sea posible y cuando haya grandes cantidades de artículos pequeños que manejar, deberán  colocarse los estantes en pareja y de espaldas, dejando el material accesible desde los pasillos que corren entre hileras, economizando así espacio en el almacén. Tanto los estantes de madera como los de hierro, constituyen un medio muy satisfactorio de distribución del espacio del almacén.

• Que tipo de estantes constituyen un medio satisfactorio para almacenar artículos pequeños

                                                                                                 

Siempre que sea posible y cuando haya grandes cantidades de artículos pequeños que manejar, deberán  colocarse los estantes en pareja y de espaldas, dejando el material accesible desde los pasillos que corren entre hileras, economizando así espacio en el almacén. Tanto los estantes de madera como los de hierro, constituyen un medio muy satisfactorio de distribución del espacio del almacén.

                                                                                                      

• Como almacenarías piezas muy pequeñas y como las moverías?

                                                                                                  

Cuando hay un movimiento intenso de artículos pequeños y su empaque se ajusta al esquema de distribución del espacio del almacén, a veces guardarlos en su empaque original. Por otra parte, esta costumbre deberá controlarse cuidadosamente, ya que es mas barato abrir las cajas cuando se reciben que cuando los empleados del almacén están de prisa para llenar las requisiciones recibidas. Muchos artículos no se pueden abrir en el almacén, pero pueden enviarse a la línea de armado en su empaque original.

• Que representa la figura 34.4 y 34.6?

Las figuras 34.4 y 34.6 muestran cajas manuales, transportador de rodillos y estantes de acero. Los estantes de lámina, ocupan menos espacio que los de madera, aunque son más costosos. el costo inicial de estantes por pie cubico de espacio, ordinariamente será mas alto para los de acero que para los de madera; pero su mejor presentación y sus c características de higiene y resistencia al fuego les dan a menudo la preferencia, la figura 34.6 ilustra una magnifica disposición de almacén, como estantería de acero.

                                              

• Como funcionan las cajas embonables que entran en un lugar?

Las cajas manuales embonables pueden llevarse hasta la maquina cuando se usa el material. De igual manera estas cajas pueden llenarse en la maquina en que se fabrican las partes

• Que ilustra la figura 34.7?

La figura 34.7 ilustra una distribución ordenada de herramienta pequeña y repuesta en casilleros especiales hechos de madera.

• Que ilustra la figura 34.8?

La figura 34.8 ilustra un eficiente método de almacenar partes chicas; las que pueden localizarse rápidamente al hacer girar los casilleros giratorios.

• Las barras de acero como las guardarías?

Muchos materiales, como barras de acero y ejes no pueden almacenarse en los anaqueles del tipo que dejamos ilustrado, debiéndose a hacer adaptaciones especiales para su almacenamiento. Las barras en existencia, sean de hierro, acero, bronce, etc., se guardan en bastidores abiertos, acostadas.

• Como se guardan los ejes para automóvil?

Los ejes de cardan para automóvil, generalmente se cuelgan  en bastidores especiales para evitar que se tuerzan. El almacenamiento especial que requieren algunos materiales, comprende el almacenamiento de artículos en su empaque original.

•  Que hay que hacer cuando hay un movimiento intenso de artículos pequeños?

Cuando hay un movimiento intenso de artículos pequeños y su empaque se ajusta al esquema de distribución del espacio del almacén, a veces guardarlos en su empaque original. Por otra parte, esta costumbre deberá controlarse cuidadosamente, ya que es mas barato abrir las cajas cuando se reciben que cuando los empleados del almacén están de prisa para llenar las requisiciones recibidas. Muchos artículos no se pueden abrir en el almacén, pero pueden enviarse a la línea de armado en su empaque original.

 

• Cuando es mas barato abrir las cajas de su empaque original?

Es mas barato abrir las cajas cuando se reciben que cuando los empleados del almacén están de prisa para llenar las requisiciones recibidas. muchos artículos no se pueden abrir en el almacén, pero pueden enviarse a la línea de armado en su empaque original.

• Que es el sistema de doble caja?

Algunos almacenes utilizan el sistema de doble caja. Es natural que este sistema requiera mayor espacio, pero los que lo usan creen que este espacio adicional es un factos de menos peso que las ventajas a su favor. En el sistema de doble caja se destina una para "entrada" y otra para "salida" de cada artículo. Mientras se extrae el material de "salida" para su empleo en la fábrica, los artículos recién llegados se guardan en la caja de "entrada". Cuando la de "salida" queda vacía, se empieza a surtir de la otra que ahora tiene la etiqueta de "salida" y la vacía se convierte en la de "entrada".

• Que evita el sistema de doble caja?

El sistema de  doble caja evita la acumulación de material viejo en el fondo ya que se usa antes de utilizar el de nuevo arribo.

• A que tipo de material beneficia este sistema?

Esta característica, es de mayor beneficio cuando se trata de material que se puede echar a perder o dañar.

• Cual es otra de sus ventajas de este sistema?

Otra ventaja es que se pueden verificar fácilmente las existencias del material al compara con las tarjetas, y este cortejo puede hacerse y se hace cada vez que una de las cajas queda vacía.

• Cuando este sistema tiene éxito?

Este sistema tiene éxito solamente cuando los materiales que se manejan son mas o menos constantes.

• Como se puede utilizar este sistema de doble caja en artículos pequeños o cual es la parte de las ventajas para este tipo de material?

La mayor parte de las ventajas del sistema de doble caja para artículos pequeños, pueden obtenerse poniendo en una bolsa la cantidad mínima fijada del nuevo material. El material viejo puede vaciarse en una caja; el nuevo material puede ponerse en el fondo: el viejo encima para usarse antes, y la bolsa con la cantidad mínima en la parte trasera.

• Como se emplean las cajas con división corrediza?

Ocasionalmente se emplean cajas con una división corrediza, similar a la división de un archivero común. El material viejo se pone delante de la división corrediza y se usa antes.

• Como debe salir el material del almacén?

SALIDA DE MATERIALES. El material deberá salir del almacén únicamente con vale debidamente y firmado.

• Como se llena el vale de salida de material en el almacén, y para que se debe dejar espacio?

Este vale o "salida" se llena en impreso especial y deberá tener espacio para la fecha, firma de la persona que autoriza, numero del pedido contra el cual se hace el cargo, símbolo del articulo ordenado, cantidad ordenada, y cualquier otra información necesaria, ya sea para el almacenista que lleva diario de saldos en existencia, o bien para el departamento de contabilidad.

• Como se manejan las tarjetas en el almacén?

MANEJO DE LAS TARJETAS EN EL ALMACEN. Por medio de un marbete en el anaquel puede verificarse que las existencias no bajaran del mínimo fijado, si en la etiqueta se registran entradas y saldas.  Si se emplea un marbete independiente para cada lote recibido y las salidas se restan en el marbete, pueden verificarse las existencias si se envían los marbetes que indiquen cero del empleado de saldos en existencia.

• Que ilustra la figura 34.11?

La figura 34.11 ilustra un marbete muy eficiente. Para que sea efectivo deberá ser sencillo debido al tipo corriente del trabajo en el almacén. No debería, ser necesario ara el almacenista mantener un control continuo a través del marbete, cuando se lleva un tarjetero de saldos en existencia. Algunas veces el tarjetero de saldos en existencia se lleva en e  mismo almacén, pero con mayor frecuencia lo lleva la oficina de control de producción.

• Que muestra un contador electrónico?

EQUIPO AUXILIAR DE ALMACEN. La figura 34.12muestra un contador electrónico y maquina empacadora que puede contar y empacar 13000 partes pequeñas por hora. se puede ajustar para manejar 2000 partes diferentes. Este tipo de equipo es especialmente valioso en almacenes de partes, en empresas automotrices que embarcan refacciones a  los distribuidores.

•  Que se hace después de recibir la requisición del material?

Después de recibir la requisición, el agente de compras ordena la compra y envía copia del pedido de compra al almacenista para que sirva de base para la identificación y admisión del material así como su revisión en el momento de su arribo.

• Respecto a la recepción de materiales ¿que pasa con el material que se recibe de fuera?

RECEPCION DE MATERIALES. Todo el material que se recibe de fuera, deberá entregarse al departamento de recepción, el cual puede o no estar bajo el control del almacenista. si los materiales se entregan directamente al departamento para el cual fueron ordenados; en muchos casos su llegada no será registrada, lo cual ocasionara dificultades al recibirse la factura.