10. GUÍA DE ACOGIDA A LOS NUEVOS TRABAJADORES

10.1. Introducción 

En este trabajo trataremos la acogida de los nuevos trabajadores de la empresa, a través de una guía. 

Nuestro objetivo es realizar una guía para que se use como orientación e información básica para facilitar la integración en el nuevo entorno laboral deAutomocing. 

La estructura que usaremos es la siguiente: primeramente introduciremos el concepto de plan de acogida y las fases que la componen. Después, trataremos la parte de la aplicación práctica, donde incluiremos la presentación de nuestra empresa, aspectos sociolaborales, sistema de calidad, gestión de la prevención, sistema de gestión ambiental y de mejora continua. Seguidamente, encontraremos las políticas de igualdad de oportunidades de hombres y mujeres, sistemas de información, prácticas de gestión de personas y donde encontrar más información. Finalmente, estarán las conclusiones y la bibliografía. 

Los recursos bibliográficos que utilizaremos en la confección de nuestro trabajo son: los documentos del campus virtual, páginas webs y manuales de otras empresas como punto de referencia. 


10.2. Marco conceptual 

10.2.1. Definición conceptual: 

La guía de acogida a nuevos trabajadores es utilizada por las empresas para explicar lo fundamental y esencial de la empresa, para que aquellos trabajadores que se incorporen, se hagan una idea de la empresa de la que de ahora en adelante, prestarán sus servicios. 

Esta guía, por lo tanto tiene que ir acompañada de información específica del puesto de trabajo, así como de las funciones y las obligaciones que debe de cumplir el nuevo trabajador. 

Una vez elaborado el manual de acogida, nos permitirá la incorporación de los nuevos trabajadores de una manera eficaz, ya que se aportarán los conocimientos necesarios para poder desempeñar correctamente su función 

Los principales objetivos, que se quieren conseguir con la elaboración de una guía de acogida, son los siguientes: 
  • Que el nuevo trabajador se adapte al nuevo puesto de trabajo con el mayor rendimiento posible, al menor tiempo. 
  • Que la persona adquiera el mayor conocimiento de la empresa. 
  • Que el trabajador se implique, desde el comienzo, en un proyecto común, aplicando y aportando sus mejores conocimientos y habilidades, con el fin de que la empresa sea beneficiosa. 
10.2.2. Fases de acogida: 

Desde el primer momento al nuevo trabajador se le entregan los distintos documentos informativos de los que Automocing dispone que son un folleto con información básica como: formaciones a las que podrá acceder, los diferentes cargos y personas de referencia…. Y una copia del manual de acogida. En Automocing el proceso de acogida a los nuevos trabajadores se divide en tres fases que explicamos a continuación.

1ª fase: bienvenida: se sucede durante el primer día de trabajo, donde el trabajador tiene el primer contacto con su trabajo y el entorno laboral, se trata de un reconocimiento del lugar, de un primer desempeño en el puesto de trabajo que le corresponde, y del reconocimiento de las distintas ubicaciones, ambientes y relaciones que debe empezar a manejar con naturalidad. Por supuesto además de los horarios que le corresponden. Para facilitar esta primera fase, habrá una persona asignada a acompañar al nuevo trabajador.

2ª fase: introducción y seguimiento: es el periodo de tiempo posterior al primer día de trabajo, oscila entre 2 y tres semanas, durante las que el que el trabajador esta bajo supervisión continua de una persona estipulada, a la que corresponde resolver todas las dudas y orientar al nuevo trabajador para facilitar su integración. 

3ª fase: evaluación final:es un periodo de tiempo durante el que una persona diferente a la que ha introducido al nuevo trabajador, lo pone a prueba continuamente, este tiempo en nuestra empresa, tiene una duración de entre 3 y 5 días dependiendo del puesto y complejidad del mismo. 


10.3. Aplicación práctica 

10.3.1. Presentación de la empresa: 

Misión, visión y valores: 

Automocing tiene como visión ser una empresa pionera, vanguardista y en el mercado del transporte ecológico en España. Y como misión prestar un servicio público de transporte, competitivo con un enfoque importante en la calidad del servicio prestado, y todo esto, contaminando lo menos posible nuestro planeta. 

Nuestra compañía se caracteriza por 5 valores esenciales: la familiaridad, la transparencia, el profesionalismo, la amabilidad y el compromiso. Estos valores son los 5 pilares de nuestro trato con el cliente y con nuestros trabajadores. 

Historia de nuestra empresa: 

En el año 2007 Automocing surge de la idea de dos estudiantes de ADE de la Facultad de Economía y Empresa de la Universidad de Barcelona. Con la intención de llevar a cabo un proyecto de vida que aporte algo a la comunidad. Es así como en el año 2008 se constituye como persona jurídica. 

Desde entonces nuestra compañía se ha caracterizado por la calidad y el trato preferente para con los trabajadores y los clientes Automocing. La filosofía desde el primer momento fue y es, el de ser una empresa líder y competitiva en el transporte público de contaminación muy reducida. 

Hoy en día continuamos trabajando por los objetivos anteriormente mencionados pero también por la innovación y por estar a la vanguardia de las nuevas tecnologías poco contaminantes de transporte de personas. 

Organigrama de la empresa: 

En Automocing los nuevos trabajadores son recibidos por el departamento de recursos humanos, que es el encargado de la introducción, orientación e integración adecuada del recién llegado. A continuación vemos y explicamos nuestro organigrama:


  • Gerente General: controlar, coordinar y designar a los demás jefes de sección. También evalúa las funciones de los departamentos y cedes de la empresa. Es el responsable del buen funcionamiento de Automocing. 
  • Vicegerente: desempeñar las funciones que el gerente general le delega y coordina el buen funcionamiento de las cedes y demás departamentos, debe poder encontrar cualquier anomalía en el funcionamiento de estos. 
  • Departamento de atención al cliente: se encarga de atender a los clientes con la mayor rapidez posible, solucionando sus dudas y resolviendo sus problemas, con el ánimo de que el cliente quede contento con el servicio. Debe estudiar detenidamente la situación de cada cliente ofreciendo un servicio personalizado y asegurando así la mayor venta de nuestro servicio y conseguir la idealización de nuestros clientes 
  • Departamento de marketing: se encarga del estudio, investigación y desarrollo de las estrategias del mercado. Para poder establecer unos precios competitivos y una calidad en la prestación del servicio. También tiene la responsabilidad de desarrollar una perspectiva a futuro de las posibles necesidades de los clientes Automocing. 
  • Comerciales: se encargan de la comunicación, promoción y venta del servicio de transporte público que Automocing presta. 
  • Departamento de administración y finanzas: en esta sección tenemos un contable y personal administrativo que son los encargados de generar la mayor cantidad de recursos posibles en beneficio de los dueños y demás trabajadores de Automocing. El encargado será el responsable de controlar las salidas y entradas de dinero y de estudiar la viabilidad de los distintos proyectos propuestos por los distintos departamentos. También es el encargado de coordinar sus acciones con la gestoría contratada por la empresa para llevar el aspecto legal de Automocing. 
  • Departamento de atención al cliente: se encarga de atender a los clientes con la mayor rapidez posible, solucionando sus dudas y resolviendo sus problemas, con el ánimo de que el cliente quede contento con el servicio. Debe estudiar detenidamente la situación de cada cliente ofreciendo un servicio personalizado y asegurando así la mayor venta de nuestro servicio y conseguir la idealización de nuestros clientes. 
  • Departamento de recursos humanos: se encarga de proponer las políticas generales de administración de los recursos teniendo en consideración las normas pertinentes y los principios de administración del personal. También mantiene actualizados los documentos y los registros con todos los antecedentes y la información del personal. También preparar y actualiza los escalafones del personal, teniendo en consideración las normas de Automocing y manteniendo al día los archivos. Y por supuesto es el encargado de controlar la asistencia y los horarios de trabajo. Calcular, registrar y pagar las remuneraciones del personal. 
  • Departamento de mantenimiento: mantiene el buen estado las máquinas de la empresa, las partes eléctricas del mismo al igual que los vehículos de transporte que operan dentro de Automocing. Se encarga de incentivar a los integrantes de dicho departamento a capacitarse en la prevención de accidentes y de incendios. 

10.3.2. Aspectos sociolaborales: 

Este punto hace referencia a las relaciones que se producen dentro de la empresa y las relaciones sociolaborales de los empleados de ésta. También detallaremos las normativas internas que regulan la empresa. Además explicaremos el sistema de control de presencia, el seguro médico, los conceptos de la nomina, el calendario laboral, la información o normativa que se refiere a todo lo relacionado a las obligaciones y los derechos del trabajador en el ámbito laboral. 

El sistema de control de presencia. 

Automocingprestara la atención suficiente, para que exista un control y registro del personal de nuestra empresa. 

Para que nuestras actividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado registro y control de la presencia de nuestros trabajadores. Por lo tanto Automocing, tendrá como objetivo controlar y proporcionar las entradas y salidas de nuestros trabajadores, el cumplimiento del horario de trabajo, el control de horas extras, los permisos, etc. 

El calendario de trabajo. 

El Estatuto de los Trabajadores establece que anualmente cualquier empresa deberá elaborar un calendario laboral, debiendo exponer un ejemplar del mismo en un lugar visible de cada centro de trabajo. Automocing establecerá las festividades de Barcelona. 

Además de las vacaciones los trabajadores disfrutarán de los permisos y vacaciones, establecidos en los Estatutos de los trabajadores. 

El médico. 

Automocing ofrecerá prestaciones socio-sanitarias y salud laboral en general a todo aquel trabajador que lo necesite. 

Nomina. 

Nuestros trabajadores los pagaremos según el convenio colectivo, siempre teniendo en cuenta su función y actividades a desarrollar dentro de la empresa. 

El día de cobro será el último día del mes, si este cae en festivo se adelantará al día anterior no festivo. El modo habitual de pago que utilizaremos será por transferencia. 

Además ofrecemos los siguientes bonos: 
  • Bono de puntualidad: Aquel trabajador que cumpla con su puntualidad, recibirá un 1,5 €/al día. Si el trabajador no cumpliera con el horario se abstendría de poseer este bono en aquel día.
  • Descuento: Los trabajadores de Automocing tendrán un descuento del 20%, en el alquiler de nuestros automóviles. 
Normas de convivencia básicas. 

Las normas de convivencia básicas en Automocing son la prohibición de fumar dentro de la empresa, mantener y hacer un buen uso de las instalaciones, establecer un trato igualitario entre mujeres y hombres, entre otras cosas. 

Normativa que la empresa pudiera aportar en materia de conciliación de la vida personal y laboral. 

10.3.3. Sistema de calidad y de mejora continúa: 

La calidad en Automocing es parte de la filosofía de la empresa, donde lo que se pretende es que tanto el cliente interno como el externo estén satisfechos, como consecuencia del cuidado continuo de la comunicación y de la organización. Tanto en la relación entre trabajadores y empresa como en la de empresa y clientes finales. 

Podemos decir que en este sistema de calidad, también influyen de manera directa los valores fundamentales de la compañía, ya que el compromiso, la familiaridad, la transparencia y el profesionalismo de las sinergias directivas de Automocing, trabaja constantemente con el fin de que nuestro sistema de calidad este continuamente en fase de mejora. 

10.3.4. Gestión de la prevención: 

La prevención es una actividad muy importante, que la tenemos que realizar día a día. Todos los trabajadores deben de llevarla a cabo, independiente del puesto jerárquico que ocupen. 

La política de seguridad y salud laboral de nuestra empresa que seguimos es la de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales junto con el Real Decreto 39/1997, que aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, son el marco legal por el que se determina el cuerpo básico de garantías y responsabilidades preciso para establecer un adecuado nivel de protección de la salud de los trabajadores frente a los riesgos derivados de las condiciones de trabajo. En aplicación del capítulo III de dicha Ley, el empresario está obligado a adoptar cuantas medidas sean necesarias para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores. Estas obligaciones del empresario se deben realizan a través de la gestión de la prevención de riesgos laborales (SGPRL). Asimismo, el RD 39/1997, por el que se aprueba el Reglamento de los servicios de Prevención, establece en su Art.29.2 la obligación, por parte de las empresas que tengan un servicio de prevención propio, de someter su Sistema de Gestión de Riesgos Laborales al control de una auditoria o evaluación externa. Dicha auditoria se repetirá cada 5 años, o cuando así sea. 

Tras el nombramiento del nuevo empleo, el trabajador debe acudir al departamento correspondiente donde se le informará en materia de Prevención de Riesgos Laborales, además de pedir cita para el reconocimiento médico y la obtención de apto correspondiente. 

En todos los servicios y unidades existe a disposición del personal una carpeta en la que están todos los procedimientos de Prevención de Riesgos. 

Si el empleado sufre algún accidente en el trabajo debe ponerlo en conocimiento de su superior inmediato, que le indicará el procedimiento a seguir. 

10.3.5. Sistema de gestión ambiental: 

Este punto es importante para todas las empresas pero especialmente para aquellas que estén certificadas. Automocing dispone de una política de gestión ambiental, ya que sería ilógico que la propia empresa que ofrece automóviles ecológicos para cuidar el medio ambiente, no cuidara de él. Por lo tanto, Automocingse ocupa de tratar los principales aspectos ambientales, como son por ejemplo el tratamiento de los residuos, emisiones, etc. 

10.3.6. Políticas de igualdad de oportunidades de hombres y mujeres: 

El contenido de este módulo es novedoso en los manuales habituales, sin embargo viene refrendado por la actual Ley 4/2005, de 18 de febrero, para la igualdad de mujeres y hombres aprobada por el Parlamento Vasco. 

Este apartado supone integrar en la organización, sistemas y formas de trabajo dirigidas a mujeres y hombres a fin de que, no sólo eviten posibles situaciones de discriminación por razón de sexo, sino que garanticen y fomenten la igualdad real y efectiva de sus trabajadoras y trabajadores. 

Automocing, quiere ofrecer el mensaje siguiente: 
  • Tanto los trabajadores como las trabajadoras, tomen conciencia de por qué trabajar desde la perspectiva de la igualdad en el trato es importante para el clima laboral y para la competitividad de la organización.
  • Salario igual entre hombres y mujeres. 
  • Igualdad en toma de decisiones y en los puestos de responsabilidad. 
  • Dignidad, integridad y fin de la violencia sexista. 
  • Igualdad en la acción exterior. 
10.3.7. Sistemas de información: 

Este punto trata de ofrecer orientaciones sobre los sistemas de información de la empresa. La información cada vez más se convierte en uno de los recursos más importantes. Por lo tanto, en la guía mostraremos aquellos contenidos estándares de nuestra empresa, para que cualquier trabajador nuevo los conozca. 

10.3.8. Prácticas de gestión de personas: 

Es necesario que el personal disponga de conocimientos respecto al trato directo con el cliente, ventas, márquetin y métodos de negociación, para ello Automocing dispone de talleres de formación con el objetivo de mejorar la formación y la integración de sus trabajadores. A continuación explicaremos groso modo las características y condiciones de las distintas actividades de formación. 

Programa de contenidos 

Intentamos conseguir los objetivos nombrados en el apartado anterior mediante la impartición del siguiente programa 

Contenidos temáticos: 
  • Conocimientos en procesos comunicativos. 
  • Estrategias de venta y marketing.
  • Estética y presentación de bienes y servicios. 
  • Tipos de comunicación. 
  • Métodos de negociación y promoción de producto y marca. 
  • Prospección y psicología del consumidor. 
  • Simulaciones prácticas. 

El taller se imparte al área comercial de la empresa y a aquellos trabajadores de otros departamentos que quieran acceder a él. El taller consta de 60 horas de clases teóricas y 25 horas prácticas. 

La formación se realiza en grupos de entre 10 y 15 personas y es gratuita y obligatoria para el departamento comercial. Aquellos trabajadores de otras aéreas de la empresa que deseen asistir, deben pagar un precio simbólico de 35€. 

10.3.9. ¿Dónde encontrar más información? 

Este apartado indica otras fuentes de información útiles para comprender mejor aspectos importantes de nuestra empresa. No sólo deberá incluirse documentación de consulta sino también personas que pueden resolver dudas. Para ello ponemos a la disposición una serie de trabajadores de recursos humanos que estarán encantados de resolver cualquier duda de los nuevos empleados. Además, tenemos una serie de carpetas con informaciones recopiladas, que serán útiles para los trabajadores. 


10.4. Conclusiones 

La guía de acogida nos permite conocer más sobre una empresa, sobretodo en aspectos básicos de interés común para todos, tanto para nuestros trabajadores como aquellos que se vayan a incorporar. 

Si establecemos un buen plan de acogida, conseguiremos como resultado menos errores, una mejor compresión y como consecuencia una mejor adaptación del trabajador, de manera que conseguiremos que el nuevo trabajador alcance los objetivos establecidos. Por lo tanto, para la empresa le será beneficioso que cualquier persona nueva que entre a formar parte a una empresa, des de un primer momento conozca todo aquello que es esencial, para así obtener los máximos beneficios lo antes posible. 

En el próximo tema, realizaremos una guía personal como freelance. Dónde entendemos como freelance aquellas personas que cuya actividad consiste en realizar trabajos propios de su ocupación o profesión, de forma autónoma, para terceros que requieren de sus servicios.

10.5. Bibliografía 



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