En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos cliente, se puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones. En vista Presentación, las secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso de la lista desplegable en el grupo Selección de la ficha Formato. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.

Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.

Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado. Para obtener más información sobre cómo crear encabezados o pies de página de grupo, vea la sección Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales.

Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se usan para imprimir información de resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.

Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre cada página.

Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

Nota En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, en las demás vistas (la vista Presentación, por ejemplo, o cuando el informe se imprime o se obtiene una vista previa del mismo) el pie de informe aparece encima del pie de página, inmediatamente después del último pie de grupo o línea de detalle en la última página.

Crear un informe en Access 2010 es un proceso muy similar a la creación de un informe en Access 2007. Sin embargo, en Access 2010 existen algunas características nuevas relacionadas con los informes:

Galería de imágenes compartidas En Access 2010, ahora se puede adjuntar una imagen a una base de datos y, a continuación, usar la imagen en varios objetos. Al actualizar la imagen única, ésta se actualiza en todos los lugares donde se usa en la base de datos completa.

Temas de Office En Access 2010, ahora se pueden usar temas estándar de Microsoft Office para aplicar conjuntos de fuentes y colores con diseños profesionales para todos los informes y formularios de Access a la vez.

Formato condicional más eficaz Access 2010 incluye herramientas más eficaces para resaltar los datos en un informe. Se pueden agregar hasta 50 reglas de formato condicional para cada control o grupo de controles y, en informes de cliente, se pueden agregar barras de datos para comparar datos en los registros.

Diseños más flexibles En Access 2010, el método de diseño predeterminado para los informes es colocar controles en los diseños. Estas cuadrículas ayudan a alinear y cambiar el tamaño de los controles fácilmente, y se requieren para cualquier informe que se vaya a representar en un explorador. Si bien los diseños mismos no son nuevos en Access 2010, hay algunos cambios en la forma de usarlos para mover, alinear y cambiar el tamaño de los controles. Para obtener más información, vea el vídeo de introducción a los diseños de informes y formularios.

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