Auditoria Interna: ¿Sabes cuál es el momento óptimo de realizar la auditoría interna?
¿Te resulta útil para ti o para tu empresa? ¿La usas como una herramienta potente de mejora para tu sistema?.
Si tu respuesta es NO, entonces por favor siga leyendo …
He podido constatar que la razón principal de que las auditorías internas no sirven para nada es porque se está llevando a cabo con una lista de chequeo o de control genérica, diseñada únicamente con los requisitos de la Norma de Gestión y no con los requisitos de tu propio sistema. Entonces, ¿cómo saber si esto es lo que te está ocurriendo? Pues contesta a lo siguiente:
- ¿Estás auditando un sistema con un Manual de Calidad que en realidad no describe lo que hace la empresa?
- ¿Tienes un Manual de Gestión de Calidad mal estructurado según las cláusulas de la norma de referencia, como puede ser la ISO 9001 o ISO 22000?
- ¿No se está llevando a cabo la auditoría de cada procedimiento que forma tu sistema?
- ¿Se trata de auditorías llevadas a cabo de forma aislada y no están programadas según las necesidades reales de tu empresa?
si tu respuesta es SI, entonces, ¿cómo puedo hacer para que mi Auditorías Internas sean útiles?
Te voy a contar cual es mi forma de proceder. Cuando una empresa me contrata para hacer una auditoría interna, lo primero que hago es analizar el mapa de procesos definido para hacerme una idea de cómo está esquematizada la actividad de la empresa. Y a partir de ahí me elaboro el guión o plantilla de chequeo basado en los procesos reales de la empresa. Con ello pretendo hacer una instantánea útil de la empresa, saber qué áreas necesita mejorar, que áreas de la empresa deben ser objeto de una auditoría más rigurosa, cuales son los puntos fuertes…
Para que tú también tengas éxito haciendo auditorias internas te voy a proponer 4 pasos sencillos, con ellos no fallarás y conseguiras que tu Auditoría Interna se convierta en una herramienta de Mejora:
Esto quiere decir, pues muy sencillo, hacer un rastreo de los procesos de principio a fin, en el orden en el que deben ejecutarse en la realidad en tu empresa, por ejemplo, toma un pedido de un cliente desde el principio al fin (desde que se planifica la producción, se produce, se distribuye, se entrega, … hasta si ha habido servicio postventa, o reclamaciones posteriores, etc).Esto puede demostrarnos las deficiencias en todos los departamentos que puedan estar causando a nuestros clientes cierta frustración y nos va a dar una visión más enfocada a donde surgen los problemas o las deficiencias de nuestro sistema o nuestra forma de trabajo en la empresa. De esta forma sabremos donde tenemos que concentrar mejor las energías y cuales deberán ser nuestros pasos para mejorar.
- Diseña un Sistema de Calidad que está adaptado a la actividad real de tu empresa.
Las plantilla genéricas son muy buenas para comenzar a diseñar un sistema. Te sirve de punto de partida para la implantación, pero debes tomarte tu tiempo para adaptarlo a tu actividad real y reflejar con la mayor claridad lo que se hace y como se hace realmente en tu empresa.
- Crea un programa de auditoría interna basado en tus necesidades reales.
¿Por qué molestarse llevando a cabo una auditoría interna en el mismo departamento o proceso de manera reiterada cuando está todo perfecto? Tu tiempo estaría mejor invertirlo si lo concentras en aquellas áreas que realmente están en la necesidad de algunas mejoras. ¿Has leído por ejemplo en la norma UNE EN ISO 9001:2008 que te pide hacer la auditoría interna a intervalos de tiempo concretos? Yo no, todo lo contrario, dice “…a intervalos planificados…”, “…planificar… en consideración del estado y la importancia…”, como ves, es la propia empresa la que debe establecer sus criterios, no hay obligación de establecer plazos rígidos y ceñirse a ellos sin sentido debes valorar tus necesidades reales.
- Usa listas de chequeo de auditoría interna diseñadas exclusivamente para tu propio sistema
La auditoría interna debe revisar la conformidad o cumplimiento tanto de los requisitos de la norma de referencia como de los requisitos impuestos por nuestro propio sistema. Es muy común que el auditor interno tome la norma como guión y no tenga en cuenta los requisitos del propio sistema de gestión.
- Lleva a cabo la auditorías de los procesos en forma vertical.
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Como ves siguiendo unos simples pasos podrás conseguir que tu auditoria interna te sea de total utilidad y sea usada como una potente herramienta de mejora de tu sistema de gestión y por tanto de tu empresa y en consecuencia aumentaras tus beneficios.
Si quieres algún consejo sobre cómo configurar las auditorías con utilidad en su empresa no dudes en ponerte en contacto conmigo ya que estoy siempre dispuesta a ayudarte a sacar el máximo partido de tu sistema de gestión de calidad.
Para saber más en profundidad sobre las auditorias internas, te dirijo a uno de mis cursos más demandados.
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hola Marie
HOLA MARIFE, LOS 4 PASOS LOS PODRIA APLICAR EN UNA AUDITORIA INTERNA PARA UNA EMPRESA TEXTIL, YA QUE SERIA LA PRIMERA QUE SE REALIZE Y NO HAY MUCHA INFORMACION, RECIEN SE ESTA IMPLANTANDO EL SISTEMA DE GESTION, SALUDOS
Hola Luis, claro, puede aplicarse a cualquier sector.
gracias.
por favor cuales son los 4pasos que yo también vamos a implantar un sistema de gestión de calidad para una empresa productora
GG
hola miss una consulta en la universidad me han dejado de tarea para implementar un sistema de gestión de calidad para una empresa de pintura, en la cual nunca he hecho esto pero estoy considerando 4 procesos que son :
1.controlar versiones de documentos.
2.planificar capacitaciones
3.programar auditorias internas
4.planificar la ejecución de la auditoria
es decir si usted fuera el gerente de la empresa y yo como accionista le digo que vamos a implementar iso 9001 para un proceso cuales serian los procesos que tendría que tener este modelo para estar preparado para la auditoria externa.
Hola Lenin, te mando el enlace donde podrás ver los pasos a seguir en una implantación
https://clubresponsablesdecalidad.com/implantar-un-sistema-de-gestion-de-calidad/
saludos.
Buenas ,
Alguien ne podría indicar en barcelona donde puedo tener información para que hagan una auditoria en mi empresa?
Gracias.
Hola Daniel, auditoria interna o externa? En ambos casos, yo te puedo ayudar. Por cierto, he visto tu web, muy buena pinta!
Saludos
No sé si ya encontraste. Quizá te pueden ayudar en tandemsl.com que están en Barcelona, que yo sepa hacen auditorias.
Saludos
Hola Marifé:
Me opdrías ayudar dandome ideas para una presentación que esté dirigida un personal que piensa que no es importante las auditorias internas. Esto es en el sector alimentario. Ya que en mi empresa de alimentos, la gente está cansada de las auditorias internas y uno de mis objetivos es replantearlo y también hacerles una presentación en la que logre que ellos cambien su pensamiento, actualmente piensan que no sirve de nada.
Saludos
Magaly
Hola debo elaborar un plan de Auditoria interna para el 2018, es una Cooperativa de Ahorro y Préstamo, como puedo hacerlo, me gustaría que me dieran una idea. Gracias.
Hola Soledad, siento no poderte ayudar en auditorias financieras. En este blog se hablan de auditorias de sistema de gestión
saludos