sábado, 6 de septiembre de 2008

Administración: Enfoque contingencias

La teoría de la contingencia en la práctica

Una contingencia es la posibilidad de que algo suceda o no. En teoría los sistemas actúan según los planes; sin embargo, en la práctica no es así: Existen innumerables contingencias que afectan el sistema directivo.
Cada rama tiene situaciones especiales y diferentes formas de entender su problemática; por tanto, cada sistema administrativo baria según el campo, ramo y tamaño de la empresa, sus actividades: comercial y/o servicios, por ejemplo, turismo: hoteles, restaurantes, agencias de viaje, compañías aéreas, etc.
De administración publica: Federal, estatal, municipal; de transportes y carga: compañías de autobuses, ferrocarriles y de educación en todos los niveles.
La enseñanza de la administración debe dejar claro que no hay sistemas y situaciones iguales, que las contingencias a que se enfrentan los directores en cada rama son diversas debido a los aspectos técnicos que prevalecen en los sectores técnico-productivos, como lo demostraron los estudios en Inglaterra que se describen a continuación.

Modelo socio técnico de Tavistock
Miembros del British Tavistock institute, Eric L. Trist y un grupo de colaboradores realizaron amplios estudios en minas carboníferas, industrias textiles y manufactureras, inglesas y de otras naciones, relacionados con las repercusiones en la productividad y cambios en la tecnología de los sistemas productivos; en dichos estudios se descubrió que existe interacción e interdependencia entre los sistemas tecnológico y social. Entre las observaciones se comprobó que la integración de los equipos de trabajo es un factor determinante de la productividad, y que no bastan las mejores tecnologías para obtener mayores rendimientos; incluso se vio que cualquier mejora técnica puede resultar contraproducente si afecta negativamente las relaciones sociales y grupales prevalecientes. Hicieron una analogía con un panal de abejas regidas por reglas sociales y procesos productivos acuñados en sus mentes, en donde cualquier cambio en la manera de trabajar y/o de relacionarse afecta a la totalidad: Es un conjunto indivisible.
Apartir de sus conclusiones, los investigadores formularon el concepto de modelo socio técnico, de acuerdo con el cual la forma de trabajar productivamente resulta de la combinación correcta del sistema tecnológico (conformado por los equipos técnicos necesarios para realizarla) con el sistema social (conjunto de relaciones entre quienes ejecutan las tareas). En pocas palabras no basta la tecnología si no se integra al cuerpo social (equipo de trabajo). Igual que en el modelo de Katz y Kahn, reconocen los investigadores que la organización como sistema obtiene un equilibrio entre lo que recibe del exterior y lo que ella le proporciona al ambiente.
Su modelo socio técnico consiste en un sistema dinámico de importación-conversión/transformación-exportación.

Modelo de March y Simon
La dirección de las empresas es tan dinámica que no existe una técnica para cada situación ni teoría que abarque todas las ramas empresariales. Según los investigadores estadounidenses March y Simon, existen por lo menos 206 variables que inciden en las formas de organización de las empresas y la dirección, lo que hace imposible su manejo.
Los investigadores, el ingles Joan Woodward y el estadounidense Raymond A. Katzell, establecieron que estas variables o factores se reducen al manejo de 3 y 6 variables, respectivamente, que es necesario conocer para que el administrador resuelva en la practica las situaciones que enfrenta. Woodward estableció 3 variables, y Katzell 6 al modelo ingles se le llamo contingente, y al estadounidense teoría de la organización.

Modelo contingente y teoría de la organización
Los elementos que señala Joan Woodward en su modelo contingente son 3:
Tecnología, tamaño y ambiente.
La teoría de la organización abarca 6 elementos:
Tamaño de la organización, grado de interacción, personalidad de los miembros, congruencia de metas, técnica de la decisión y eficiencia actual del sistema.

Teoría administrativa
La teoría de la contingencia, desde nuestro punto de vista, no destruye el modelo didáctico de transmisión de la teoría administrativa, tan solo destaca que el administrador-directivo debe estar conciente de las miles de situaciones y contingencias que se presentan y de las principales variables, o elementos, que afectan las técnicas, aplicaciones concretas que pueden variar mucho. Ninguna teoría funciona por si sola ni incluye todo: Son muy constructivitas; son herramientas, materiales que permiten edificar las soluciones, estrategias, procesos, según la necesidad del administrador.

Las teorías administrativas, como el desarrollo organizacional, la calidad total, etc., y algunas mas que sin duda se generaran en el siglo XXI requieren que el administrador o directivo entienda la contingencia en el momento de aplicar la teoría y, con seguridad, utilizara lo aplicable a la contingencia.
Cabe aclarar que durante el tiempo que se ha enseñado la administración en las universidades, han existido diversos “ataques” o cuestionamientos críticos serios, como en su momento algunos autores consideraron que la enseñanza de la administración era inútil por la cantidad de variables contingentes y afirmaban que por esta razón el administrador solo se forma en la practica, menospreciando el valor de las teorías. Mas adelante, la reingeniería de procesos señalo: “toda la teoría administrativa requiere un planteamiento nuevo, por que los marcos teóricos ya no responden a las necesidades actuales de las empresas que utilizan alta tecnología, sobre todo el campo de la informática”.
Estamos de acuerdo en que la teoría administrativa requiere adaptarse a las nuevas épocas y tecnologías, sobretodo en el campo de la informática, como ya se vio, para diseñar los sistemas de información y las estructuras.

Al considerar el enfoque contingente y la práctica administrativa, es importante reconocer que muchos administradores emplean y continuaran empleando tal enfoque implícitamente. Ellos tienen un sentido de la situación intuitivo, son diagnosticadores flexibles y ajustan los planes de acciones consecuentemente.
Así, el concepto de sistemas y el enfoque contingente no son nuevos. Sin embargo, si ese enfoque a la teoría organizacional y práctica administrativa puede ser mas explicito, facilitaremos una mejor administración y organizaciones más efectivas y eficientes. No existe nada tan práctico como una teoría que funciona.

Punto de vista contingente de la tarea administrativa
Con el propósito de investigar la aplicación de los conceptos sistémicos y el enfoque contingente a la práctica administrativa, es útil considerar aquella tarea del director general. Su trabajo implica relacionar la organización y su medio, así como el proyecto de sistemas y planes integrales. Dentro de esta responsabilidad podemos identificar distintas esferas de actividad tales como formulación de la estrategia, proyecto de la organización, sistema de información-decisión, sistemas de influencia y liderazgo, y mejoramiento de la organización. Y podemos ilustrar la aplicación del enfoque contingente en cada una de estas funciones particulares.

Un enfoque contingente de la formulación de la estrategia lo establece En Learned y colaboradores, de la siguiente manera:
A). Oportunidad ambiental (lo que la organización pudiera hacer);
B). Competencia y recursos (lo que la organización puede hacer en realidad).
C). Intereses y deseos de los administradores (lo que la organización quiere hacer).
CH). Responsabilidad ante la sociedad (lo que la organización debe hacer).
Este planteamiento refleja el concepto de sistemas desde el punto de vista contingente porque reconoce las interrelaciones entre los distintos componentes. La evaluación del impacto de los 4 componentes de la formulación de la estrategia es una tarea compleja y delicada. Mientras que un enfoque contingente no hace la tarea más fácil, este ayuda al entendimiento de la complejidad, a fin de que el director general maneje los problemas de manera realista.
Una vez que se han definido los objetivos y las estrategias integrales de la organización, el siguiente paso es determinar actividades operativas y coordinadoras clave.
El sistema técnico básico debe ser identificado, así como las relaciones estructurales entre la gente. Esto, por lo general, implica especialización por niveles y/o funciones, más la coordinación de trabajos especializados con objeto de enfocar la actividad sobre los objetivos organizacionales.

Cada situación debe ser analizada a fin de determinar la estructura organizacional mas apropiada. Además, se debe atender el proyecto en otros aspectos de los sistemas organizacionales, tales como los procesos de plantación y control, el sistema de recompensa, y los sistemas de información-decisión. Los administradores deben dedicar atención explicita tanto a la estructura como al proceso (y sus interrelaciones) en el diseño de las organizaciones.
El termino (sistema organización-decisión) es, en si mismo, un punto de vista contingente; la información es pertinente únicamente en la medida en que pertenece a la toma de decisiones administrativas. Por lo tanto, es importante comenzar el proceso de diseño mediante la identificación de los tipos de decisiones realizados en las distintas partes (funciones o niveles) de la organización.
El sistema debe proporcionar la información que sea significativa para las tareas planeadas y mediciones de desempeño. El desarrollo de mediciones del desempeño operacional es crucial porque tendemos a “obtener lo que medimos” en la trayectoria del comportamiento individual y organizacional. Si la cantidad es el único criterio, la calidad podría deteriorarse. Si se considera únicamente la rentabilidad de corto plazo para una unidad, la viabilidad a largo plazo puede ser arriesgada a de deteriorizacion de los recursos físicos y/o humanos. Para los sistemas complejos se deben desarrollar sistemas de medición de desempeños sofisticados con objeto de que los procesos de plantación y control sean funcionales.

Otra función clave del director general es la promoción del sistema psicosocial . De particular importancia es el desarrollo de un sistema de recompensa-castigo para obligar el comportamiento deseado por parte de los participantes organizacionales.
Las suposiciones acerca de la naturaleza básica del hombre, el balance de las recompensas extrínsecas e intrínsecas, y la compatibilizacion de los líderes y la situación otorga el reconocimiento a la importancia del análisis situacional y a las relaciones entre las variables y/o sistemas organizacionales. Por ejemplo, en el proyecto de un sistema de recompensa, la dirección debe mantener las distintas teorías de motivación en mente y aplicarlas cuando sea necesario. Las tarifas por piezas para individuos pueden ser efectivas en un departamento, mientras que un bono de grupo podría ser mejor en otras situaciones. Las recompensas no monetarias, como el esfuerzo positivo a través de premios y reconocimiento, puede ser empleado efectivamente en muchos casos. A Medida que las condiciones cambian (a través de subunidades y/o a través del tiempo) el sistema de recompensa debe ser adaptado para todas las situaciones específicas.
La tarea del director general también incluye alentar los esfuerzos de mejoría de la organización; esto es, cambiar la organización para hacerla mas efectiva y/o eficiente, así como mas satisfactoria para sus participantes. Este objetivo de 3 partes tiene un aspecto contingente porque se debe mantener un balance a fin de garantizar la viabilidad a largo plazo. Las situaciones efectivas a los problemas organizacionales deben ser ponderadas con las consideraciones de costo (análisis beneficio/costo) para ser realista. Por ejemplo un equipo nuevo podría incrementar la producción pero también incrementar el costo por unidad simultáneamente. El sobreemfasis en la eficiencia a expensas de la satisfacción del empleado podría ocasionar tácticas retardatorias, altas tazas de rotación de personal y una atmósfera de tensión y conflicto.
Están disponibles un cierto número de métodos y técnicas específicas para facilitar la mejoría de la organización. Técnicas analíticas de investigación de operaciones o de la ciencia de dirección pueden ser útiles para resolver muchos problemas más críticos. La atención puede dirigirse hacia el desarrollo de gerentes individuales, así como grupos u organizaciones. Un enfoque contingente es importante con objeto de aparear los esfuerzos de cambio apropiadamente planeados con las situaciones existentes. El proceso general incluye.
A). Diagnostico
B). Solución de problemas.
C) Pasos de acción.
D). Seguimiento (rediagnostico).

El enfoque contingente se destaca en esta secuencia de pasos. Basado en los resultados del diagnostico del problema y el foco especifico de atención (individuos, formación de equipo, relaciones ínter grupo o efectividad organizacional total), un modelo debe diseñarse, como un modo particular de intervención (técnicas para facilitar el cambio). La secuencia del proceso es critico el diagnostico del problema debe surgir primero, para entender la situación especifica. Si el proceso se orienta hacia la técnica (aplicación de un enfoque rutinario a cualquiera y a todas las situaciones), existe un peligro considerable de consecuencias disfuncionales (por ejemplo, gastar cantidades sustanciales de energía en la solución del problema equivocado). Este es un dilema continuo en la interfase entre administradores y científicos/consultores/agentes de cambio. Los científicos cuantitativos y de la conducta deben ajustar sus análisis y recomendaciones a las necesidades específicas de la situación.

Este enfoque acoplado con el concepto de sistemas y el enfoque contingente puede originar contribuciones significativas y mejorar la practica administrativa.
El sentir general del enfoque contingente se encuentra entre algún punto de los principios universales simplistas y las nociones vagas complejas (todo depende de). Este es un concepto intermedio que reconoce la complejidad involucrada en la administración de las organizaciones modernas y emplea patrones de relaciones y/o configuraciones de los subsistemas con objeto de facilitar la practica mejorada. El arte de la administración depende de una taza razonable de éxito de las acciones en un medio probabilística. Es de desear que el enfoque contingente aunque continuamente refinado por los científicos/investigadores/teóricos, también se ha hecho más aplicable.

Bibliografía

Titulo de la obra: Introducción a la administración
Teoría general administrativa origen, evolución y vanguardia
Cuarta edición
Autor: Sergio Hernández y Rodríguez
Parte 1

Titulo de la obra: Fundamentos conceptuales
Autor: Kast. Fremont Ellsworth.
Administración en las organizaciones un enfoque de sistemas.

2 comentarios:

Anónimo dijo...

eeey ElIsA buena infoo no sabes cuanto me a servidoo! suerte suerte! jijiji

Anónimo dijo...

solo agradecerte por la información Elisa, bonito día!