3. Grupos de proceso en la administración de proyectos: Caso de estudio
(Project Management Process Groups: A Case Study)

3.1 Project Management Process Groups

La administración de proyectos puede ser vista como una interconexión de procesos

Los grupos de proceso de la administración de proyectos incluyen:

• procesos de iniciación
• procesos de planeación
• procesos de ejecución
• procesos de control
• procesos de cierre

Importante: estos procesos están presentes en cada una de las fases del proyecto (concepto, desarrollo, implementación y cierre)

Overlapping entre los procesos de grupo de la Admón de Proyectos

Relaciones entre los procesos de grupo y las áreas de conocimiento

3.2 Caso de estudio:  JWD Consulting’s Project Management Intranet Site

Este caso provee ejemplos de los conceptos involucrados en la iniciación, planeación, ejecución, control y cierre de un proyecto de TI

El estudio brinda un panorama de la administración de un proyecto. Secciones posteriores brindan información detallada de cada área de conocimiento

3.2.1 Project Initiation

Iniciar un proyecto incluye reconocer y empezar un proyecto nuevo o una nueva fase de un proyecto

Algunas organizaciones utilizan una fase de pre-iniciación, mientras otras incluyen elementos como desarrollar un caso de negocio como parte de la iniciación

El objetivo principal es formalmente seleccionar y empezar proyectos

Los entregables clave son:

• Asignar el project manager

• Identificar a los stakeholders

• Completar un caso de negocio

• Completar un project charter (estatutos del proyecto) y obtener las firmas correspondientes

JWD’s Project Charter

3.2.2 Project Planning

El propósito principal de la planeación de proyecto es "guiar la ejecución"

Toda área de conocimiento incluye planeación de información

Los entregables clave son:

• Un contrato de equipo

• Una declaración del alcance

• Un work breakdown structure (WBS)

• Un calendario del proyecto, en la forma de un diagrama de Gantt con todas las dependencias y recursos registrados

• Una lista de riesgos priorizados

JWD’s Project Gantt and Network Charts

JWD’s List of Prioritized Risks

3.2.3 Project Executing

Usualmente toma la mayor parte del tiempo y recursos, ya que es donde los productos del proyecto son producidos

El entregable más importante son los resultados del trabajo

Project managers deben usar sus habilidades de liderazgo para manejar muchos de los retos que ocurren en esta etapa

3.2.4 Project Controlling

Control significa medir el progreso hacia los objetivos del proyecto, monitorear desviaciones del plan y tomar acciones correctivas

Afecta a todos los demás procesos de grupo y ocurre durante todas las fases del ciclo de vida del proyecto

Reportes de estatus y progreso son importantes entregables del control

3.2.5 Project Closing

El proceso de cierre ganar la aceptación de los stakeholders y de los clientes del producto final y llevar el proyecto o la fase del proyecto a un final metódico

Aún si los proyectos no son completados, deben "cerrarse" para posteriormente poder aprender del pasado

Archivos del proyecto y las lecciones aprendidas son los más importantes entregables. Algunos proyectos incluyen un reporte final y presentaciones

3.2.6 Post-Project Follow-up

Muchas organizaciones se han dado cuenta que es importante revisar los resultados de proyectos, un año o más después que han sido completados

Muchos proyectos proyectan grandes ahorros, de manera que es importante revisar las estimaciones financieras para aprender de ellas al momento de preparar nuevos presupuestos y proyecciones económicas