Normalización en el sector documental

Normalización en el sector documental. – En: Revista Española de Documentación Científica, 35, 1, enero-marzo, 175-189, 2012

En los últimos años la gestión de documentos está inmersa en un proceso de sistematización y normalización como respuesta al aumento exponencial de los documentos generados en las organizaciones, y a la generalización del uso de los documentos electrónicos. Además, el comercio electrónico y la administración electrónica, junto a la legislación asociada a estas actividades, han evidenciado la necesidad de estándares, normas y recomendaciones para una correcta y eficiente gestión de la documentación.

Actualmente el sector documental cuenta con un conjunto de normas y recomendaciones.

La más genérica es la ISO 15489 cuyo objetivo es establecer buenas prácticas para la gestión de documentos, indicando cómo las organizaciones deberían crear documentos auténticos, fiables y utilizables, y proteger la integridad de éstos el tiempo que sea necesario. Otras más concretas recomiendan prácticas específicas relacionadas con la gestión de documentos electrónicos.

Las normas más relevantes del sector son:

UNE-ISO 15489-1:2006 Información y documentación. Gestión de documentos.

Parte 1: Generalidades.

UNE-ISO/TR 15489-2:2006 Información y documentación. Gestión de documentos.

Parte 2: Directrices. (ISO/TR 15489-2:2001)

UNE-ISO 19005-1:2008 Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

UNE-ISO 23081-1:2008 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.

UNE-ISO/TS 23081-2:2008 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.

ISO/TR 23081-3:2011 Information and documentation - Managing metadata for records - Part 3: Self-assessment method. En fase de traducción al español como norma UNE (título provisional: Verificación de la evaluación de la gestión de metadatos).

UNE-ISO/TR 15801:2008 IN Imagen electrónica. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad.

UNE-ISO/TR 18492:2008 IN Conservación a largo plazo de la información basada en documentos.

UNE-ISO/TR 26122:2008 IN Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.

ISO 16175 ISO 16175-1:2010 Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments – Part 1: Overview and statement of principles. En fase de traducción al español como norma UNE (Información y documentación - Principios y requerimientos funcionales para los documentos en la administración electrónica).

ISO 16175-2:2011 Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management Systems. En fase de traducción al español como norma UNE.

ISO 16175-3:2010 Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business Systems. En fase de traducción al español como norma UNE.

ISO 30300. Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario).

ISO 30301. Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos. Requisitos