Presupuesto Base Cero

Antecedentes

Existe un intento sobresaliente de implementar este presupuesto en su forma mas pura en el Departamento de Agricultura de los EU, para el año 1964, resultando un fracaso al ser un trabajo sumamente laborioso con obtención de cifras extemporáneas, dando información inútil y acarreando un alto costo.
A pesar de esto, la implementación del presupuesto Base Cero se ha utilizado con éxito para casos parciales dentro de la entidades, sobre todo cuando se ha viciado de la determinación del presupuesto por partidas que por inercia o por costumbre se habían considerado. El uso del presupuesto Base Cero permitió observar que estas partidas no eran necesarias.
Lo mas novedoso dentro de este presupuesto ha sido la modalidad que le ha dado el norteamericano Peter A. Pyhr. Su obra es resultado de experiencias en la Division de Asesoría e Investigación de Texas Instruments (1970) y posteriormente en el presupuesto del ejecutivo en el Estado de Georgia, con lo que demostró que para que un método de presupuesto pueda asignar eficazmente los escasos recursos disponibles, deberá basarse en los mismos principios y procedimientos generales, aunque la técnica especifica de implementación difiera ligeramente ya que habrá que ajustarlas y adaptarlas a las necesidades propias de cada organización para convertirlas en una herramienta útil, tanto para la iniciativa privada como para el gobierno, la cual debara dar solución simultanea a dos interrogantes:

• ¿Dónde y como se pueden emplear mas eficazmente los recursos económicos de la entidad?
• ¿Qué cantidad de recursos deberá emplearse?

¿Qué es el presupuesto Base Cero?

Es una metodología de planeación y presupuesto que trata de revaluar cada año todos los programas y gastos de una entidad. Se emplea el termino planeación, por que en su elaboración se establecen programas, se fijan metas y objetivos, y se toman decisiones relativas a la política básica de la organización.
Para Pyhrr es: Forma de elaborar Paquetes de Decisión

¿Cómo es el presupuesto Base cero?

• Identifica y anaiza las diferentes actividades existentes y nuevas de la empresa en “Paquetes de decisión”
• Evalúa y categoriza todos los Paquetes de Decisión por medio de un estudio de costo-beneficio o en forma subjetiva
• Asigna recursos conforme a los dos puntos anteriores

¿Qué es el paquete de decisión?

Es el documento que identifica y describe una actividad especifica de tal manera que la administración pueda:

• Evaluar y jerarquizar con relación a otras actividades que compiten por los mismos o similares recursos limitados y
• Decidir si la aprobara o desaprobara
• La descripción completa de cada actividad, función, u operación que la Administración necesita para evaluarla y compararla con otras similares incluye:
• Metas y objetivos
• Consecuencias de aprobar la actividad
• Medida de rendimientos
• Otros posibles recursos de acción
• Costos y beneficios

Los paquetes de de decisión se pueden clasificar n dos grupos:

1. De eliminacion mutua: aquellos que presentan diversas alternativas para realizar una misma actividad
2. De incremento: aquellos que presentan diferentes niveles de actividad o costo.

Integracion de los paquetes de decisión

Los Paquetes de Decisión son formados, a nivel básico, por los gerentes departamentales pues son ellos quienes están en contacto con las actividades siendo un estimulo para el estudio y selección de alternativas, ellos son responsables del presupuesto aprobado.
El proceso de formulación de paquetes se inicia con la selección de actividades vigentes en su área, calculando su costo involucrando alternativas o incrementos.
Tomando como base las operaciones preliminares, de este paquete de decisión, el Gerente departametal analiza sus planes para el año siguiente, ayudado de las suposiciones formales que ha emitido su alta gerencia relativas a niveles de actividad, aumentos de sueldos y salarios, prestaciones al personal, políticas de desarrollo y otros aspectos semejantes. Esto les permite:

a) Determinar de manera uniforme los recursos indispensables para el presupuesto siguiente
b) Planificar y establecer las actividades para el siguiente periodo
c) Detectar y analizar las variaciones de costos obtenidos durante el presupuesto del año vigente
d) Revisar las suposiciones, controlar la frecuencia de estas revisiones y
e) Mantener detalle de la auditoría de suposiciones, así como de los cambios de niveles de actividad y costos que las revisiones ocasionan.

Se formula una lista de Paquetes de decisión preliminares, incluyendo la serie formal de suposiciones relativas a las operaciones del año próximo, se ajustan los costos según los cambios de actividad, el aumento de sueldos y salarios con base anual, los gastos de personal y las operaciones no incurrida en el año presupuestal vigente o que no se incurran en el año presupuestal que continua.

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