2.4 Administración de Bases de Datos
2.4.1 Importancia de la administración de bases de datos
Los datos son un recurso organizacional vital que requieren manejarse como cualquier otro activo empresarial importante. La mayoría de las organizaciones no podrían sobrevivir o tener éxito sin datos de calidad sobre sus operaciones internas y entorno externo.
Las organizaciones se encuentran bajo enorme presión para proporcionar información de mejor calidad para la toma de decisiones, en formatos que sean fáciles de accesar y manipular. Los usuarios empresariales están reaccionando a sus propias necesidades críticas de la misión de obtener mejor información , debido a los mercados competitivos de rápido cambio y cada vez más volátiles, así como también a los ciclos de vida cada vez más cortos del producto.
Por esto las organizaciones y sus gerentes necesitan practicar la administración de recursos de datos, una actividad gerencial que aplica tecnologías de sistemas de información como administración de bases de datos y otras herramientas de administración a la tarea de manejar los recursos de datos de una organización con el fin de satisfacer las necesidades de información de los usuarios empresariales. En este capítulo mostraremos las implicaciones gerenciales del uso de tecnologías y métodos de administración de bases de datos para manejar los datos de una organización, con el fin de satisfacer los requerimientos de información de una empresa.
2.4.2 Tipos de Bases de Datos
Los continuos desarrollos en la tecnología de información y sus aplicaciones empresariales han dado como resultado la evolución de varios tipos importantes de bases de datos.
En la figura 4 se ilustran seis categorías conceptuales principales de bases de datos que pueden encontrarse en organizaciones que utilizan computadores.
Bases de datos operacionales: Estas bases de datos almacenan datos detallados que se requieren para respaldar las operaciones de toda la organización. También se denominan bases de datos de áreas supeditadas, bases de datos de transacciones y bases de datos de producción. Algunos ejemplos son una base de datos de clientes, de personal, de inventario y otras bases de datos que contienen datos generados por operaciones empresariales.
Bases de datos analíticas: Estos bases de datos almacenan datos e información que se extraen de bases de datos operacionales y externas seleccionadas. Estas se componen de los datos y la información resumida que más necesitan los gerentes de una organización y otros usuarios finales. Las bases de datos analíticas también reciben el nombre de bases de datos gerenciales o bases de datos de información. Éstas también se denominan bases de datos multidimencionales, ya que con frecuencia utilizan una estructura de bases de datos multidimencional para organizar los datos. Éstas son las bases de datos que se accesan mediante los sistemas de procesamiento analítico en línea, sistema de apoyo a las decisiones y sistemas de información ejecutiva.
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Figura 4: Ejemplos de los principales tipos de bases de datos que utilizan las organizaciones y los usuarios
Bodega de datos: Una bodega de datos almacena datos del año en curso y de años anteriores, que han sido extraídos de las diversas bases de datos operacionales de una organización . Ésta es una fuente central de datos que ha sido seleccionada, editada, estandarizada e integrada, de manera que los gerentes y otros profesionales que son usuarios finales puedan utilizarla para una variedad de formas de análisis empresarial, investigación de mercado y respaldo a las decisiones. Las bodegas de datos pueden subdividirse en plazas de datos, que contienen subconjuntos específicos de datos provenientes de la bodega de datos. Un uso importante de las bases de datos de bodegas de datos es la extracción de datos, que consiste en que los datos de una bodega de datos se procesan con el fin de identificar factores y tendencias clave en patrones históricos de la actividad empresarial. Esto puede utilizarse para ayudar a los gerentes en la toma de decisiones sobre cambios estratégicos en operaciones empresariales para obtener ventaja competitivas en el mercado. Véase la figura 5.
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Figura 5: Una bodega de datos y sus subcomponentes de plazas de datos contienen datos que han sido tomados de diversas bases de datos operacionales, para aplicaciones de análisis empresarial, de investigación de mercado, de apoyo a las decisiones y de extracción de datos.
Bases de datos distribuidas: Muchas organizaciones reproducen y distribuyen copias o partes de bases de datos a servidores de red localizadas en una variedad de sitios. Estas bases de datos distribuidas pueden residir en servidores de red en la WWW, en intranets o extranets corporativas o en otras redes de la empresa. Las bases de datos distribuidas pueden ser copias de bases de datos operacionales o analíticas, bases de datos hipermedia o de discusión o cualquier tipo de base de datos. La reproducción y distribución de bases de datos se realiza con el fin de mejorar el desempeño y la seguridad de la base de datos. Garantizar que todos los datos en las bases de datos distribuidas de una organización se actualizan constantemente y al mismo tiempo constituye un desafío importante de la administración de bases de datos distribuidas.
Bases de datos externas: El acceso a una abundante información en una base de datos externas está disponible en los servicios comerciales en línea mediante el pago de una cuota de ingreso, y también con o sin costo en las muchas fuentes en Internet, especialmente en la WWW. Los sitios web proporcionan una variedad infinita de páginas hiperenlazadas de documentos multimedia en bases de datos para que el usuario pueda accesarlas. Los datos se encuentran disponibles en la forma de estadísticas sobre actividad económica y demográfica de los bancos de datos estadísticos. O usted puede visualizar o bajar resúmenes o copias incompletas de cientos de periódicos, revistas , boletines, artículos sobre investigaciones y otro material publicado, y otras publicaciones periódicas de bases de datos bibliográficas y de texto completo.
2.4.3 Bases de datos hipermedia en la Web
En la actualidad, Internet es el impulsor empresarial más apremiante. Debido a que gran parte de la información que pasa a través de Internet es (multimedia), las empresas necesitan bases de datos que puedan almacenar, recuperar y manejar otros tipos de datos, particularmente documentos, video y sonido.
El rápido crecimiento de sitios web en Internet e intranets y extranets corporativas ha incrementado de manera significativa el uso de bases de datos de documentos hipertexto e hipermedia. Un sitio web almacena esta información en una base de datos hipermedia que se compone de una home page y otras páginas hiperenlazadas de multimedia o medios combinados (texto, imágenes gráficas y fotográficas, clips de video, segmentos de audio, etc) Es decir, desde el punto de vista de la administración de bases de datos, el conjunto de páginas multimedia interconectadas en un sitio web constituye una base de datos de páginas hipermedia interrelacionadas, en vez de registros de datos interrelacionados.
Figura 6 : Los componentes de un sistema de información basado en la web incluyen exploradores web, servidores y bases de datos hipermedia.}
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En la figura 6 se muestra cómo podría utilizarse un explorador web en computadores personales cliente para conectarse con un servidor de red web. Este servidor corre software servidor web para accesar y transferir las páginas web que se solicitan.
Consideraciones gerenciales para la administración de recursos de datos
Los usuarios finales gerenciales deberían considerar los datos como un recurso importante que deben aprender a manejar en forma apropiada, con el fin de garantizar el éxito y la supervivencia de sus organizaciones. Pero esto es más fácil decirlo que hacerlo. La administración de bases de datos es una aplicación importante de la tecnología de sistemas de información para la administración de los recursos de datos de una empresa. Sin embargo, se requieren otros esfuerzos principales de administración de recursos de datos , con el fin de compensar algunos de los problemas que pueden resultar del uso de un enfoque de administración de bases de datos.
Estos son
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Desarrollar y hacer cumplir políticas que rigen la propiedad y el control de acceso a los datos. Dirigir la planeación de los requerimientos de re- cursos de datos organizacionales. Desarrollar un modelo y una arquitectura de datos organizacionales. |
| Preparar planes estratégicos y técnicos de bases de datos. Identificar oportunidades para datos compartidos y potenciales aplicaciones de bases de datos Fijar procedimientos para la retención de datos. Fijar y hacer cumplir procedimientos y estándares operacionales. | |
| Realizar un diseño físico de bases de datos. Realizar un diseño lógico de bases de datos. Evaluar y seleccionar hardware y software para bases de datos. |
Figura 7: La administración de recursos de datos incluye actividades de manejo de bases de datos, planeación de datos y manejo de datos.
El manejo de bases de datos es una función importante de administración de recursos de datos para el uso apropiado de la tecnología de administración de bases de datos. El manejo de bases de datos incluye responsabilidad por el desarrollo y el mantenimiento del diccionario de datos de la organización, diseño y supervisión del desempeño de las bases de datos y el cumplimiento de estándares para uso y seguridad de la base de datos. Los administradores y analistas de bases de datos trabajan con las personas encargadas de desarrollar sistemas y los usuarios finales, con el fin de proporcionar su experiencia a importantes proyectos de desarrollo de sistemas.
La planeación de datos es una función corporativa de planeación y análisis que se centra en la administración de recursos de datos. Ésta incluye la responsabilidad por el desarrollo de una arquitectura global de datos para los recursos de datos de la empresa, que concuerda con la misión y los planes estratégicos de la empresa, y los objetivos y procesos de unidades de negocios. La planeación de datos se lleva a cabo por las organizaciones que han realizado un compromiso formal con la planeación a largo plazo para el uso y la administración estratégicos de sus recursos de datos.
El manejo de datos es otra función vital de la administración de recursos de datos. Ésta comprende el establecimiento y el cumplimiento de políticas y procedimientos para manejar los datos como un recurso corporativo estratégico. Esto implica el manejo de la recolección, el almacenamiento y la diseminación de todos los tipos de datos en una forma tal que éstos se conviertan en un recurso estandarizado a disposición de todos los usuarios finales en la organización. El punto central del manejo de datos es el control de datos en apoyo de las funciones empresariales y de los objetivos empresariales estratégicos de una organización. El manejo de datos también puede incluir responsabilidad por el desarrollo de políticas y la fijación de estándares para el diseño, procesamiento y medidas de seguridad de las bases de datos corporativas, y por la selección de software de diccionario de datos y de administración de bases de datos.
2.4.4 Beneficios y limitaciones de la administración de bases de datos
El enfoque de administración de bases de datos proporciona a los usuarios finales gerenciales varios beneficios importantes. La administración de bases de datos reduce la duplicación de datos y los integra de manera que puedan ser accesados por múltiples programas y usuarios. Los programas no dependen del formato de los datos y del tipo de hardware de almacenamiento secundario que se esté utilizando. A los usuarios se les proporciona una capacidad de consulta / respuesta y de elaboración de informes que les permiten obtener con facilidad la información que requieren, sin tener que escribir programas computacionales. La programación computacional se simplifica porque los programas no dependen del formato lógico de los datos ni de su ubicación de almacenamiento físico. Finalmente, la integridad y seguridad de los datos almacenados en bases de datos pueden incrementarse, ya que el acceso a los mismos y la modificación de la base de datos se controla mediante el software de sistemas de administración de bases de datos. Las limitaciones de la administración de bases de datos se originan en el incremento de su complejidad tecnológica. Así, un enfoque de administración de bases de datos puede plantea problemas en la administración de recursos de datos. El desarrollo de grandes bases de datos de tipos complejos de datos y la instalación de un DBMS pueden ser difíciles y costosos. Se requiere más capacidad de hardware, ya que los requerimientos de almacenamiento de datos, de datos de control superior y de programas DBMS de la organización son mayores. Los tiempos de procesamiento más largos pueden ser el resultado de aplicaciones de procesamiento de transacciones de alto volumen, ya que existe una capa adicional de software (DBMS) entre los programas de aplicación y el sistema operativo. Finalmente, si una organización depende de bases de datos centralizadas, se incrementa su vulnerabilidad a errores, fraude y fallas. Sin embargo, pueden surgir problemas de inconsistencia de datos si se utiliza un enfoque de base de datos distribuida. Por tanto, la seguridad e integridad de las bases de datos de una organización son asuntos importantes del esfuerzo de administración de recursos de datos de una organización.