Un acta constitutiva es el documento necesario y obligatorio para la formación legal de una organización o sociedad, que debe estar redactada y contener datos fundamentales según algunos parámetros comunes, y debidamente firmada por quienes serán integrantes de la sociedad. Desde organizaciones deportivas, de actividad sin fines de lucro, no gubernamentales, organizaciones empresariales y comerciales, de trabajo cooperativo, cualquiera sea el tipo y finalidad de la organización es necesaria un acta constitutiva.
Como decíamos, un acta constitutiva debe tener datos básicos, necesarios y fundamentales para que legalmente actúe como un acta constitutiva, “piedra” fundadora de toda organización. Para actividades mercantiles o empresariales, existen pautas fijadas de cómo redactar este tipo de documento. Antes de todo, tres datos de todas las personas que constituyen la sociedad: nombre, domicilio y nacionalidad de cada una de ellas. Luego, el objeto de la asociación, que se denomina “objeto social”, y donde se debe especificar las actividades que cada persona está autorizada a realizar dentro de la organización.
Un dato importante es la razón social, que es, nada más ni nada menos, que el nombre de la sociedad que se está gestando, y que incluye el nombre de todos sus socios, aunque en el caso de que esto no sea posible, puede nombrarse sólo uno y agregar “y compañía” como un complemento. Éste tipo de nombre es característico de las sociedades de responsabilidad limitada (s.r.l). Por ejemplo, en sociedades anónimas (s.a) se utiliza la denominación social, que no debe llevar el nombre de ninguno de sus socios.
A continuación, deben especificarse la duración de la sociedad, que la tradición ha impuesto nombrar como lapso “99 años”, pero no es algo arbitrario, y puede determinarse la cantidad de tiempo (en años) que los socios convengan. Además, se debe especificar el domicilio social que, es el lugar donde los socios se reúnen, y que funciona, legalmente, como el domicilio válido para realizar cualquier trámite.
Luego, se deben nombrar las aportaciones, que conformarán entre todas, el capital social, y puede estar nominado en dinero o en especie (trabajo). Determinados los aportes de los socios, se determinarán las formas de administración, el nombramiento de administradores y las facultades que tendrán los mismos.
Por último, se consignarán las formas de distribución de utilidades y pérdidas, el importe del fondo de reserva y las pautas en casos de disolución, que sentará las bases para liquidar una sociedad mercantil si en algún momento se decide finalizarla, por diferentes situaciones o circunstancias.