"1ra Unidad"

INTRODUCCION

Desde el momento en que nacemos los seres humanos, participamos de un modo u otro en proyectos, ya sean estos personales, familiares o grupales. De hecho muchas empresas que se dedican a la venta de seguros, sobreviven, por el deseo de muchos padres, que de antemano hacen planes, a fin de no dejar al azar la situación futura de sus hijos. Al crecer la mayoría de nosotros empezamos a decidir y planear, como resolver nuestros problemas.
Los humanos acostumbramos hacer proyectos o planes, hasta para las actividades más insignificantes:
Las amas de casa están al tanto de que actividades tan simples, como podrían ser las labores domesticas, requieren una seria planeación cuando se desea manejar una casa de manera eficaz.
Pero planear no es una actividad que se aplique solo a tareas sencillas, y es bien sabido que cualquier logro colosal es el resultado de un arduo y eficiente esfuerzo , sin embargo antes de aplicarse diligentemente al trabajo, debemos dar la importancia que tiene a la “planeación”, ya que este es el inicio de cualquier proyecto, pero más aun; esta actividad es la clave al éxito: Por esta razón este trabajo, pretende dar a la planeación el lugar que merece , no solo en la vida cotidiana, sino también en la administración.
Para aquellos que consideran que la administración no es una disciplina seria, que requiere un estudio y metodología propias, pudiera parecerles que la planeación es un asunto que no merece la menor atención; sin embargo el crecimiento industrial de algunos países y el fracaso innegable de otros nos muestra la importancia que se debe dedicar al tema.
Mucho del éxito o hundimiento de los países es como vimos en anteriores unidades; producto del rendimiento que experimentan sus empresas, sean estas públicas o privadas. Pues como ya hemos analizado las empresas se involucran para bien o para mal con las sociedades que las albergan, logrando llegar a convertirse en parte esencial de las comunidades.
En ocasiones vemos a naciones que contando con todos los recursos naturales necesarios para un optimo crecimiento, no logran el desarrollo necesario, para suplir las necesidades de sus ciudadanos, mientras que por otro lado se observa que países que no tienen quizás una posición tan favorecida, han hecho maravillas con los pocos recursos a los que tienen disposición, y por ello han logrado que sus habitantes disfruten de mejores niveles de vida, sin llegar nunca a la sobre-explotación de sus recursos, todo porque sus administradores tienen una adecuada planeación.
Nuestro país es un claro ejemplo de falta de planeación adecuada, pese a que se cuenta con los más que suficientes recursos naturales, la gran mayoría de los mexicanos vivimos en pésimas condiciones. Es común escuchar a políticos hacer toda una larga serie de promesas en campaña, pero nunca se nos dice en la práctica cual es la estrategia a seguir, para alcanzar el objetivo. Es solo lógico pensar que un plan así no pueda realizarse. No es de extrañar ver que en la práctica pasa todo aquello que en campaña se nos jura que no se hará so pretexto de que se hizo por emergencia, pero la realidad es que nuestro fracaso como país se debe por mucho a nuestra falta de visión en la planeación, pues como veremos en este trabajo la planeación requiere el estar preparado para cualquier contingencia.
Hace solo unos meses el poder ejecutivo, se casó con la idea de que el reformar las leyes que regulan la explotación del petróleo, resolvería los severos problemas y el rezago social, pero a pesar de las modificaciones en la ley y la aprobación de la supuesta reforma, los mexicanos seguimos sin ver la tan anhelada y prometida prosperidad. La pregunta entonces es: ¿Qué clase de maldición condena a nuestro país al fracaso? Afortunadamente, para nosotros, no necesitamos formulas mágicas, solo necesitamos comprender con que se cuenta como país, de que carecemos, y tener un adecuado plan, que contemple las contingencias con el fin de evitar los desastres innecesarios y saber enfrentar los inevitables. La respuesta a este problema es la planeación.
El ver en la planeación una solución es muy importante; al ver a países europeos que son territorialmente más pequeños que nuestro país, incluso que algunos estados de la república mexicana y, sin embargo son líderes en campos de la tecnología, la ciencia, o el comercio, no podemos más que admirar la forma en que sus administradores públicos supieron manejar la planeación y enfrentarse a las situaciones adversas.
De lo anterior, podemos concluir que un país no puede independizarse de la planeación, y excusarse con las crisis externas o los desastres naturales, los que gobiernan deben estar seguros que aquellos en quienes se deposita la administración pública tienen las adecuadas capacidades para planear el desarrollo de un país y, así poder dar la prosperidad que la sociedad demanda.
Como ya hemos analizado en otras unidades el papel que desempeñan las empresas en el desarrollo de una nación es vital, y se espera por esto que la industria haga lo propio también en el campo de la planeación, para evitar las crisis, que provocan los rescates bancarios tan caros, que hemos visto en los últimos años; y que es la sociedad más pobre la que acaba pagando; aquellos recursos que nunca gasto, por la falta de prevención de sus administradores.

Pero para poder dar a la planeación el lugar que merece en la administración es importante explicar que tienen que ver; la una con la otra, ¿a que llamamos planeación?, ¿cómo se ha de relacionar con la prevención?, ¿cómo funciona dentro de la empresa? Y, en cuanto a las deficiencias o tardanzas de la planeación como crear teorías que resuelvan sus inconveniencias. Solo de este modo daremos a la planeación el papel que merece como función administrativa.
La presente unidad nos explicara, que los planes pueden clasificarse de acuerdo a su tipo, también veremos cómo se pueden establecer planes a corto y largo plazo, como se prueba un plan, como delegar la responsabilidad; al repartir las tareas, a la vez que diferenciamos entre un plan provisional y uno permanente, y muy importante para el administrador como convencer a la empresa para que esta apruebe los planes.
Pero, ¿qué perseguimos, estudiando todo lo que tiene que ver con planeación? el fin que perseguimos es no solo el de cumplir con una tarea escolar. Más bien sabemos que la comprensión de la planeación, nos abrirá un mundo de posibilidades.
Pero para alcanzar estos objetivos, primero veremos, que es la planeación, como es que se vuelve una función indispensable al dedicar la vida a la administración. El comprender el papel de la previsión, nos facilitara la elaboración de planes; que suelen ser distintos como señalan los objetivos de nuestro temario y, que tienen que ver con las estrategias, las tácticas y las operaciones.
Durante el estudio de esta unidad veremos que una empresa progresa, sólo y cuando sabe ser congruente con su visión y misión. Sólo así se facilitara el alcanzar los objetivos, y, veremos también que la aplicación de estrategias nos indicara como se deben alcanzar los objetivos, apegándonos estrictamente a los tiempos planeados.
Analizaremos que es una premisa y como estas junto con un programa, y un adecuado procedimiento contribuyen en el éxito de un proyecto.
El respeto a las normas y políticas hacen de la empresa un todo organizado y funcional, y por ello le dedicaremos tiempo a su estudio.
En la actualidad muchas empresas hacen recortes despiadados que merman el avance de muchos proyectos, mientras otras desperdician valiosos recursos, por no saber elaborar un adecuado presupuesto que responda a las necesidades. Por lo que estudiaremos como elaborar un presupuesto, que cumpla con el propósito para el que se le diseña.
El saber hacer un adecuado pronóstico con las bases científicas correctas, nos será muy útil, por lo que nos será beneficioso el aprender que debemos entender, cuando se nos habla de pronósticos.
Una vez que hayamos entendido todos los objetivos de la unidad, veremos su aplicación práctica, en la parte final de nuestro trabajo que lleva por título: “La planeación y su aplicación en casos prácticos”

Así que entrando en materia iniciaremos, entendiendo el por qué decimos que la planeación es una función de la administración.

1.1 LA PLANEACION COMO FUNCION DE LA ADMINISTRACION
Cualquiera puede tener un negocio, es el comentario con el que nos enfrentamos, cuando explicamos que somos estudiantes de la carrera de administración. Aunque esto pueda sonar lógico o tenerse como cierto, el hecho es que cualquiera puede tener un negocio, pero no cualquiera tiene éxito en sacar adelante una empresa.
Como hemos estudiado en unidades anteriores la Administración, no es una carrera exclusivamente enfocada a los negocios; más bien esta aplicada a todo aquello que se desee emprender, es decir ; a la empresa, la planeación es el primer paso, o la primera función, a la que se pone atención cuando se inicia cualquier proyecto, la razón es muy simple para ejecutar algo de manera satisfactoria es importante saber, que queremos lograr, la planeación es el instrumento del que nos valemos para iniciar cualquier proyecto, es indiscutible el reconocer que el saber planear tiene muchísimo que ver con el futuro que anhelamos, por esto es indispensable que demos a la planeación el lugar que merece dentro de las funciones administrativas.
Pero, ¿Por qué afirmar que la planeación es una función de la administración? Para entenderlo debemos entender que es una función, esto porque aunque la palabra es muy utilizada, en todo lo se nos ha enseñado desde que en la secundaria se nos presentó por primera vez el algebra, la gran mayoría de los alumnos no pueden definir que es una función en matemáticas, y menos podrían hacerlo en administración. Para que la definición no sea arbitraria recurrimos al diccionario “Grijalbo de la lengua española” y nos encontramos con la siguiente definición: Desempeño o cargo de un oficio o facultad. Y ¿Qué nos da entender esta definición, en relación al tema que nos ocupa? Pues, que la planeación desempeña el oficio de dar inicio o forma a lo que se desea ver realizado.
No obstante que planear es una cualidad inherente al ser humano, ejecutar o llevar a cabo proyectos requiere más que una virtud intrínseca, y por esto muchos autores no solo explican la planeación, sino también la desglosan en partes con el fin de ver que logra.
Tal es el caso del autor de nuestra próxima referencia, donde se pretende hacernos ver que la planeación no es tan simple como lo creemos. Es una labor primordial del administrador el concentrar sus esfuerzos en comprender cada de uno de estos pasos, quizá empezando con retos sencillos como sería, el desarrollar sencillos planes personales.

Preston P. Le Breton en su libro “Administración general: planeación y ejecución”, divide la función administrativa de la planeación en catorce pasos que son los siguientes:
1. Advertir la posible necesidad de elaborar un plan.
2. Formular con precisión el objetivo del plan que deba prepararse.
3. Preparar un esquema amplio de la proposición o plan.
4. Obtener la aprobación de la proposición.
5. Organizar al equipo de planeación y asignar responsabilidades.
6. Determinar el esquema específico del plan.
7. Establecer contacto con todas las unidades que colaboran.
8. Obtener los datos necesarios.
9. Evaluar los datos.
10. Formular conclusiones preliminares y preparar los planes provisionales.
11. Someter a prueba los componentes de los planes provisionales, y hacer ajustes donde se necesite.
12. Preparar el plan definitivo.
13. Someter a prueba el plan y hacer los ajustes necesarios.
14. Obtener la aprobación del plan definitivo.
Como es de imaginarlo, a este respecto el papel del administrador es un verdadero reto, ya que implica el delegar el trabajo en otras personas, mientras él se enfoca no solo en elaborar el mejor de los planes, sino también en convencer a todos los que integran su equipo de trabajo, y otros (accionistas, socios) que de manera quizá más independiente, deban aprobar dicho proyecto.
Sin las cualidades apropiadas será muy difícil que la empresa se lleve a cabo, de allí la profunda importancia de esta área funcional y el porqué dedicarle todo una unidad.
Cuauhtémoc Anda Gutiérrez en su obra “Administración y Calidad”, asigna a la administración cuatro funciones que a su ver son básicas y son:
-Planeación.
-Organización.
-Dirección.
-Control
A todas estas las ve como fase en el ámbito administrativo, este a su vez debe aplicarse, desde su punto de vista, en toda etapa de la vida.
Y como podemos apreciar en primer lugar pone a la planeación, esto porque los planes dan el primer pasó a cualquier proyecto.
La ciencia llama “serendipismo”, a lo que en ocasiones pasa cuando alguien descubre algo sin intención de hacerlo, pero aunque esto ha ocurrido en algunas acertadas ocasiones, la realidad es que la gran mayoría de los logros de la humanidad fueron el resultado de la aplicación diligente de la planeación.
El autor que ya mencionamos, pasa a comentar como en los años sesentas muchas naciones iniciaron un colosal esfuerzo para poner al hombre en la luna por primera vez, la tecnología y cuantiosos recursos se pusieron a disposición de la ciencia; como es de suponer esto no fue un “serendipismo”, sino un esfuerzo encaminado por una adecuada planeación, para que la ejecución fuera la correcta, tiempos, recursos y selección de personal fueron estudiadamente escogidos, de hecho esto es un ejemplo indiscutible de la apropiada planeación.
Hasta aquí podemos ver que la planeación es una importantísima función en la administración, pues no podemos imaginarnos a la NASA, enviando al azar a los astronautas, o diciendo que el viaje sería hasta donde llegara el combustible, y sabemos que una hazaña de semejante envergadura es producto de un plan bien desarrollado.
Se espera que el alumno de administración tenga tan claro este asunto, Por ello al principio de nuestros estudios, se nos anima a la elaboración de un plan de vida, esto con el fin de hacer de nuestras vidas un proyecto de éxito.
La planeación es como dice Sergio Hernández y Rodríguez, una actividad a la que se le puede atribuir universalidad, en su libro “Administración” lo aclara de la siguiente forma:
La universalidad, como ya se ha dicho, es la aplicación generalizada de un concepto en cualquier situación donde se encuentre el ser humano, independientemente del tiempo y del espacio. De ahí que la planeación está y ha estado en todas las actividades humanas. Un ejemplo de ello son las pirámides de todas las culturas las cuales requirieron de gran planeación para su creación.
Incluso, un grupo reunido por casualidad pudiera tener necesidades emergentes de planeación, como el caso de que un conjunto de personas que sin conocerse son náufragos en un barco, refugiados en una isla para sobrevivir y de la que requieren salir. Para lograrlo deberán planear una acción en común. El siguiente caso hipotético (caso de planeación), ilustra lo anterior, conviene que se tenga en mente al estudiar este trabajo.

Caso de planeación:
Imaginemos que el lector pertenece a un grupo de seis personas que sobrevive a un aterrizaje forzoso al caer el avión en una montaña alejada, sin ningún tipo de comunicación o ayuda.
Solo pueden valerse de la capacidad física, mental y algunas pertenecías que lograron rescatar, instrumentos y materiales útiles, por desgracia, debido al peso solo pueden escogerse diez objetos. La última información que les dio el piloto, quién por desgracia falleció, es que estaban aproximadamente a quince días caminando de la civilización.
Después de una hora perdida en discusiones sin que nadie ceda, usted es elegido para coordinar al grupo por ser administrador, y debe conducir la acción colectiva. ¿Por dónde empezara?...
Recuerde que tiene la restricción de seleccionar solo diez instrumentos o materiales.
¿Cuáles serian los más adecuados? ¿Por qué? ¿Quién debería utilizarlos? ¿En qué caso nos serían útiles?
Usted sabe que algunos de estos elementos se pueden sustituir al encontrarse en el ambiente ¿podremos localizar algún sustituto en la montaña? ¿Cómo podremos sobrevivir?
Cuchillo, hacha, cobertor, cuaderno y lápiz , lámpara, brújula, reloj, lupa, martillo, botiquín binoculares, radio de pilas, cuerda, pistola, bolsa resistente, dinero, cerillos, encendedor, rollo de alambre, mochila, comida enlatada, papel periódico, protector solar, espejo, agua embotellada, cinta de aislar, bolsa de dulces, señales luminosas, caja fuerte con cien onzas de oro, bote de pintura.
Medite durante la lectura de ese trabajo y concordara con nosotros lo importante que es planear.

1.2 CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA PLANEACION
Viendo el peso tan grande de la planeación en la administración, no podemos menos que recurrir a varios autores para tener una clara idea de su concepto o definición .En su obra “Administración teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias para la competitividad”, Sergio Hernández y Rodríguez explica lo siguiente con respecto a la planeación:
La planeación es el proceso de conceptualizar a la organización en el futuro, presenta las bases sólidas para la toma de decisiones, para proyectar las acciones por medio de un plan rector de largo plazo que determina y define: objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos con sus normas de operación. Así como orientar la prioridad como deben utilizarse los recursos económicos, a partir de presupuestos y/o proyectos de inversión.
¿Qué pretendo conseguir de un proyecto? Es una de las primeras preguntas que hemos de contestar al definir lo que la planeación significa. No es nada extraño ver un negocio en un día y al día siguiente solo un local vacío y un anuncio de renta. La quiebra no es solo una pérdida económica, lo es también una frustración de carácter psicológico, pues en un negocio se invierten un sinfín de anhelos y recursos. Pero ¿Qué conduce al éxito o fracaso de un proyecto? Gran parte de la respuesta a esta pregunta tiene mucho que ver con el concepto de planeación.
Cuauhtémoc Anda Gutiérrez en su libro “Administración y calidad” nos hace una serie de interesantes preguntas antes de definir lo que es la planeación, a continuación vemos la necesidad de citarlas textualmente, con el fin de que cada uno de nosotros vayamos haciendo una opinión propia de que es la planeación y porque es tan importante; la primera de ellas es: ¿Qué vamos a hacer?, ¿Dónde y con qué recursos lo haremos?, ¿Qué necesidad trata de satisfacer nuestro producto?, a ¿qué mercado nos vamos a dirigir?, ¿Cuánto nos costará producirlo?, A ¿Qué costo se va a distribuir? ¿Cómo se va distribuir?, en ¿Qué lugar estableceremos la planta? ¿Dónde estará nuestra oficina? ¿En cuánto tiempo nuestros socios verán ganancia? Tras este interesante cuestionamiento , la definición que Cuauhtémoc Anda ofrece a sus lectores la siguiente definición: Planeación es, observar y luego prever; lo cual implica ver con cuidado, para no dejar pasar desapercibidos detalles, que aunque insignificantes a simple vista, son vitales para la correcta realización de un proyecto. Para hacerlo más comprensible el autor se vale de un ejemplo simple: los alumnos de una escuela saben que en la biblioteca se hallan muchos libros que podrían serles útiles al hacer la tarea y comprender bien un tema antes de presentar un examen, pero el simple hecho de saberlo no significa que se tenga un buen conocimiento de los temas y mucho menos que se esté listo para un examen. Para aprobar y comprender bien un tema el alumno habrá de hacer un adecuado plan de estudios, medirá el tiempo que le lleve el aplicarlo y elaborara los métodos más adecuados a su disposición, a fin de lograr el mejor de los aprovechamientos.
Hasta aquí, sacamos en limpio que la planeación, es un ejercicio de observación, y experimentación profundos y nunca dejados al azar.
Gran parte del éxito administrativo de una empresa depende de la determinación exacta de los resultados que se pretende obtener, así como del análisis del entorno para prever el escenario futuro, los riesgos y las oportunidades, los recursos y las alternativas óptimas que se requieren para lograr dichos resultados. Todas estas actividades se realizan a través de la planeación, en la que se trata no sólo de predecir el camino que habremos de transitar sino de anticipar su rumbo, minimizar riesgos y, si es posible, mejorar las condiciones futuras. De esta forma la planeación es una actividad clave para cualquier empresa en la que la aplicación de los principios de factibilidad, objetividad, cuantificación, flexibilidad, unidad y cambio de estrategias es imprescindible para planear correctamente las actividades de la organización.
Por lo anterior podemos percibir que la planeación, no tiene nada que ver con soñar despierto o hacer castillos en el aire. Sería un error creer que hacer un plan para producir un producto y venderlo, fuera toda la planeación que requiere un proyecto, como nos lo hace notar Lourdes Münch Galindo , en su libro “Principios de Administración , teoría y práctica” , la planeación establece métodos para resolver cualquier imprevisto, y no solo proyectos de producción y venta.
Conceptualizando la planeación habremos de decir, que es una fase de vital importancia para el proceso administrativo, ya que el trabajo de las personas es determinado por esa fase. Actúa como el “programa operativo” de una computadora que guía y predetermina las operaciones dentro de ciertos parámetros preestablecidos; por ejemplo un empleado de mostrador que debe vender productos de una empresa requiere conocer los artículos , precios, cantidades disponibles, tiempos de entrega, políticas de crédito, etc. Con los que pueda promover su venta; sin estas bases, no podría realizar su trabajo. Sin embargo, la planeación es más amplia; su función abarca las estrategias de largo alcance de una institución y comprende las tácticas a mediano plazo de la empresa.
La metáfora que dice que si a una computadora se le programa basura programa y produce basura, por lo que la planeación, si está mal hecha, la ejecución estará mal hecha y los productos de la empresa también serán pobres y malos. Esta metáfora se comprende si se ve la planeación y a la organización como un sistema que se alimenta de insumos a los que transforma como un “programa” con procesos precisos de trabajo, que produce un bien o servicio para usuarios determinados.
Varios autores ofrecen sólidas e interesantes definiciones que vemos a bien incluir en el siguiente cuadro:




CUADRO COMPARATIVO DE LOS PRINCIPALES AUTORES QUE TRATANLA PLANEACION
“Reflexionar sobre la naturaleza fundamental de la organización y decidir como situarla o posicionarla en el ambiente; determinar objetivos a corto y largo plazo; definir métodos de realización”.
David R. Hamptom
Goldstein define la planeación como el proceso con el cual la dirección (CEO) o staff directivo de la organización, prevé el futuro y desarrolla los procedimientos de las operaciones necesarias para alcanzarlo a futuro.
Planeación es la selección y relación de los hechos, así la formulación y uso de suposiciones (premisa) respecto al futuro en la visión y formulación de actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados. También es determinar los objetivos y determinar los cursos que han de tomarse. Debemos preguntarnos: ¿Qué se necesita? ¿Qué cursos de acción deben adoptarse? ¿Cómo y cuándo realizarlos?
George R: Terry
Planeación es el proceso para establecer objetivos y escoger el medio más apropiado de lograrlos, antes de emprender la acción. Según Ackooff, la planeación permite tomar las correctas decisiones y, y por lo tanto, define como: “el proceso de decidir antes de que se requiera la acción”.
“Planeación es fijar cursos de acción a seguirse, estableciendo principios que los orienten. Fijar la secuela de operaciones para realizarlos, determinar los tiempos y números necesarios para su realización”.
Agustín Reyes Ponce

Todo lo anterior nos lleva a la comprensión, de que la planeación es la función administrativa que hace que las cosas sucedan, todo proyecto para ser orientado se vale de ella, pues su aplicación nos permite: medir tiempos cuantificar recursos, trazar objetivos y lo más importante permite que las cosas ocurran.
Preston P. Le Breton en su obra “Administración General” nos explica:
El proceso de planeación se inicia correctamente con la determinación que alguien hace de que una situación dada requiere atención. Antes de que un administrador perciba la necesidad con sus propios esfuerzos, o se le haga ver la misma por la atención de otros, es improbable que actúe. La forma en que capta la necesidad, y el tiempo en que ello ocurre, son dos factores críticos en relación con el manejo satisfactorio del proceso de planeación. Como se puede notar, la planeación tiene muchos e importantes beneficios como son:
Permite dirigir y controlar lo que se planea; los recursos se distribuyen mejor; los procedimientos y planes pueden ser objeto de mejora continua; la planeación se traduce a su vez en previsión, y las estrategias a su vez en planes de acción concretos; la planeación nos permite una mejor organización; fomenta la integración de los recursos humanos, y por si fuera poco, ayuda a la dirección de la empresa.
Pese a todo lo bueno que se dice sobre la planeación, tiene también detractores, que encuentran en ella serias desventajas como son:
Que consume tiempo y recursos; que cuando el plan y el directivo, son rígidos se provocan paradigmas paralizantes, que matan la creatividad y que hacen que futuros planes se vean con resistencia.
Sin embargo, para el administrador inteligente queda claro, que no hay nada más caro que el fracaso y este suele ser el resultado de la falta de planeación. Más que pensar en no planear sería bueno analizar el por qué suele fallar la planeación, las causas pueden ser muchas y muy diversas, por mencionar solo algunas, diremos que:
Los planes fracasan, cuando no están basados en la investigación objetiva; si no se es congruente con la misión de la empresa; cuando no tenemos en claro los objetivos; no medimos bien el tiempo y sus alcances; hicimos una mala medición del costo; nos falto análisis de las contingencias y por ello no supimos que acción seguir; nuestras políticas fueron inflexibles ante los cambios inesperados; la división del trabajo no fue la adecuada, las partes involucradas mostraron irresponsabilidad; el plan no se comunico adecuadamente; no hubo la delegación necesaria, ni la facultación, para tomar las decisiones correctas; los directivos no se involucraron, ni apoyaron el plan; para los usuarios, el plan era de difícil estructuración, por lo que su interpretación se complico, en pocas palabras no entendieron ni como se interpretaba, ni como se aplicaba.
Pero como vimos todos los defectos de la planeación no radican en ella; más bien el problema está en no saber planear, de allí que en este trabajo presentaremos: como, quién y cuándo se debe hacer un plan, así como que funciones derivan de otras.
Al citar al maestro Ricardo Cantú, Cuauhtémoc de Anda Gutiérrez Trascribe su visión sobre la administración de la siguiente forma:
Mientras, que prever tiene que ver con el futuro, la planeación es la determinación de un curso concreto de acción que seguir fijando principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlos y la fijación de tiempos, unidades , para su realización.
Luego continúa explicando; un plan es un curso de acción basado en análisis de un problema, por lo que hay que concretar sus partes, de modo que sea posible lograr una solución programada. Se puede decir que un plan o programa es una secuencia de metas predeterminadas. Naturalmente que el éxito de una empresa no solo depende del plan o programa trazado, sino que necesita además de un conjunto de requisitos y una actuación efectiva. Por lo tanto, los planes o programas son instrumentos o medios para alcanzar una meta u objetivo.
La planeación representa una actividad principal en el proceso administrativa debido a que a que permite consolidar la estructura jerárquica, y en su caso, contribuye a su modificación para hacer frente a situaciones diferentes.
Pero se debe entender ante todo que la planeación es una actividad racional que busca prever posibilidades o condiciones futuras y tomar una serie de decisiones para llegar a ellas.
Además la planeación no es algo casual, que se aborda según se va llegando a cada problema, más bien en ella se imponen objetivos y políticas bien razonados, así como la fijación de programas aunado a la determinación de métodos y procedimientos específicos.
Entonces ¿Cuál es la importancia fundamental, de la planeación? Su importancia es mucha y radica en que si se selecciona adecuadamente el problema; se seleccionan las necesidades prioritarias; se especifican los resultados deseados; se fijan de antemano los requisitos y las alternativas de solución, y se determinan los métodos y procedimientos específicos, es casi seguro que se conseguirá el éxito
Además la planeación es proceso interesante para el administrador, porque es un proceso continuo, que no se estanca. Ofrece la oportunidad de que el administrador use de continuo su creatividad y talento organizacional. Y aunque muchas en muchas de las carreras se llevan algunas nociones de administración, somos nosotros los estudiantes de administración, los que por estudiar esta a profundidad mejor podremos aplicar sus funciones.
Fred R. David nos dice en su libro “Administración estratégica”, lo siguiente con respecto a la planeación:
Que ésta es una inversión inicial con éxito, pues ayuda a una empres a, a que sus esfuerzos sean directamente proporcionales a las ganancias, lo que nos evita trabajar en baldé. Además de que permite a la empresa prestar atención a lo que realmente importa, y ayuda a que la empresa se prepare para cualquier eventualidad. Al mismo tiempo le permite a la empresa reunir los recursos necesarios y realizar los trabajos con una visión ecológica, es decir la de proteger al medio ambiente.
Otro de los beneficios que aporta es que permite que sepamos a quien, cuando, donde y por qué se requiere algo o a alguien. De todo lo anterior desprendemos que la planeación es la piedra angular de la formulación eficaz, y aunque sabemos que nada es perfecto, planear casi garantiza el éxito, cuando se hace bien.
Ahora es indispensable que demos atención a una importante fase de la planeación: la previsión.

1.3 LA PREVISION COMO PARTE DE LA PLANEACION.
La previsión, como señala Ricardo Cantú, no es simplemente una definición, es más bien una estructuración del futuro, para ver qué puede hacerse. Para poder prever es muy bueno saber con que se cuenta en cuanto a tecnología, recursos, capacidades y otros componentes, que dependen del tipo de empresa.
Pero lo que sí es seguro, es que la previsión es la base de un proyecto exitoso, mucha de la energía y talento se debe abocar a esta fase de la planeación.
Es común que los seres humanos tratemos de prever cosas tan simples como; cual va ser el clima a lo largo del día con el fin de estar adecuadamente vestidos, y no ser sorprendidos por las inclemencias. Pero quizá al tratarse de proyectos algunos somos realmente descuidados o por dar otro calificativo: incautos.
Las empresas han crecido mucho desde la revolución industrial, la amplia gama de productos y servicios han creado en los consumidores una serie de necesidades inexistentes en el pasado. A este respecto se dice lo siguiente:
Allá en 1956, un columnista escribió: “Se calcula que hace un siglo el hombre promedio tenía 72 deseos, 16 de los cuales se consideraban necesidades. Hoy se calcula que el hombre promedio tiene 474 deseos, 94 de los cuales se consideran necesidades. Hace un siglo el comercio instaba al hombre promedio a comprar 200 artículos... pero hoy el comprador tiene que luchar contra los esfuerzos de venta que le ofrecen 32.000 artículos diferentes. Las necesidades del hombre son pocas... sus deseos no tienen límite”.
Esta afirmación cobra mayor relevancia cuando examinamos que este informe se publico en 1973, o sea hace cuarenta años.
Al ver lo fácil que es convencer al consumidor, muchas empresas o accionistas invierten sus recursos sin la más mínima precaución.
Para el administrador la previsión no ha de ser asunto dejado a un lado, algunas de las siguientes explicaciones, nos dejan en claro porque la vemos como una importante parte de la planeación.

Al iniciar un proyecto, todo grupo social tiene básicamente cuatro preocupaciones, a las que podemos calificar de primordiales:
1. El reducir la incertidumbre hacia el futuro (se entiende que esta nunca se eliminara por completo).
2. Reducir los riesgos y aumentar al máximo las oportunidades.
3. Proporcionar los elementos para llevar a cabo el control.
4. Dar inicio al proyecto, cualquiera que este sea.
Todos estos temores se reducen con la previsión, que es una parte esencial de la planeación, es de hecho la primera, y tiene como fin lograr controlar los factores que pudieran llevar a la empresa al fracaso. La previsión estudia "lo que puede hacerse":
"Pre-ve" las condiciones en que deberá desarrollarse nuestra futura acción administrativa con base en esas previsiones, la planeación fija con precisión "lo que va a hacerse”
Pongamos por caso a una empresa, cuyo proyecto está enfocado a desarrollos de vivienda de interés social, se cuenta con los recursos necesarios, como son terrenos, tramite para servicios, permisos de construcción, y los recursos humanos necesarios para dar forma al proyecto. Pero ¿Qué pasaría si no se sabe o se prevén quienes pueden ser los posibles compradores? Pudiera ser que el terreno es inaccesible geográficamente para los posibles compradores, lo que haría que el periodo de ventas se prolongue excesivamente provocando pérdidas
Eso es uno de los muchos problemas que analiza la previsión; pero además existen riesgos, que pueden poner en riesgo la vida, y que pueden solucionarse con un poco de sentido común a la hora de prever un proyecto.
Al hablar de se puede afectar vidas no se está exagerando, pues la historia nos narra una serie de desastres que se pudieron resolver con un poco o evitar, si esta fase de la planeación se tomara más en serio.
Pongamos por ejemplo, la tragedia que se suscito en el año 1912, cuando el Titanic choco contra un iceberg, ciertamente este accidente no se podía haber evitado, porque por aquellos años la tecnología no era la suficiente, como para detectar y virar a tiempo; sin embargo si se pudieron haber puesto suficientes botes y así evitar la dramática pérdida de vidas humanas.
De todo lo anterior se desprende la importancia de entender, que un plan es bueno, solo cuando el éxito principia desde las primeras partes que conforman la planeación.
El Titanic fue un éxito en muchos sentidos, era un barco fuerte, elegante, y tenía una capacidad grande, para transportar personas y mercancías, aun así la falta de previsión provoco que se hundiera en su primer viaje.
La palabra contingencia, debería de ser suficiente para hacernos entender lo importante que es la previsión. Por lo que Fred R. David nos explica en “Administración Estratégica”, podemos darle la atención que se merece:
Una premisa básica es que las empresas deben tener siempre planes de contingencia; pues esto las ayuda a superar lo malo y aprovechar las oportunidades, Muchas empresas preparan planes de contingencia o prevén solo lo malo, ya que el saber prever también lo bueno ayuda a que la empresa saque el mejor provecho posible.
A pesar del cuidado con el que se implanten las estrategias, los eventos imprevistos como: las huelgas, los boicots, desastres naturales, la llegada de competidores, las acciones gubernamentales, pueden poner a prueba la previsión de nuestra empresa.
La previsión debe incluir planes específicos para afrontar las mencionadas contingencias ¿Cómo deberían ser esos planes? La previsión debe incluir en su planeación un plan B, es decir que siempre se deben crear caminos alternativos, para trabajar cuando las circunstancias cambian, sin embargo, lo que debemos tener muy claro es que solo algunas áreas funcionales deben contar con estrategias de contingencia,; por lógica deben ser las más importantes, un buen gerente no querrá prever cualquier situación, porque esto haría disfuncional la planeación, por la onerosa carga de planes.
Veamos algunas situaciones que deberían requerir de previsión:
1. Si un competidor importante sale de ciertos mercados según indican los informes de inteligencia, ¿qué medidas debe tomar nuestra empresa?
2. Si no se logran los objetivos de ventas, ¿qué acciones debe realizar nuestra empresa para evitar la pérdida de utilidades?
3. Si la demanda de nuestro producto supera lo planeado, ¿Qué medidas debe tomar nuestra empresa para satisfacer la demanda?
4. Si ocurren ciertos desastres, como una pérdida de herramientas de computo, un intento de toma hostil, la pérdida de protección de patentes o la destrucción de instalaciones de manufactura debido a terremotos, tornados, huracanes etc., ¿qué acciones deberán tomarse?
5. Si un nuevo avance tecnológico hace que nuestro producto se vuelva obsoleto antes de lo esperado, ¿qué medidas se deben tomar?
Todo lo anterior nos ilustra la atención, que se debe dar para resolver cualquier imprevisto.
Varios autores dan a la previsión una visión amplia, aplicándola básicamente a todo lo que es planeación y, otros más la enfocan como una planeación estratégica, Fred R. David nos cuenta en su libro, que ya mencionamos ; que en los años sesentas los gerentes vieron en la previsión una solución a básicamente todos los problemas administrativos, por lo que al hundirse algunas empresas ,el desconsuelo llevo a varias personas culparan de todo a la previsión, pero en los ochentas cobro auge de nuevo, aunque es conveniente entender que todo ha de verse, en la adecuada perspectiva y con la adecuada mesura, comprendiendo que nada es perfecto, y que toda creación humana tiene sus bemoles.
Retomando nuestro ejemplo del Titanic, es bueno que entendamos
Entonces queda muy claro que para no ver “hundirse” nuestros planes, no estaría nunca por demás dar a la previsión la atención que merece; por esto en el siguiente apartado le daremos el espacio y la atención debida, para definirla.
1.3.1 Concepto y propósito de la previsión
Como hemos estado estudiando, la previsión es una parte indispensable en la planeación, pero a ¿que llamamos previsión?, este es el momento de recurrir a algunas autoridades en el campo de la administración y a continuación los citaremos:
Para el maestro Ricardo Cantú en su libro “Las etapas del desarrollo administrativo” la previsión significa estructurar el futuro para definir lo que puede hacerse; es la determinación, técnicamente realizada, de lo que desea lograr por medio del organismo social y la investigación y valoración de cuáles serán las condiciones futuras…hasta determinar los diversos cursos de acción posible. Mientras que la planeación consistirá en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir fijando principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlos y la fijación de tiempos, unidades etc., para su realización.

Es la etapa del proceso administrativo en donde se diagnosticará tomando como base datos relevantes tanto del pasado como del presente a fin de obtener los contextos en que se desarrollará la empresa tales como, económicos, políticos, sociales, etc., tomando muy en cuenta que en una empresa, los planes no son asunto de un día, y pueden requerir años o hasta, siglos para lograr alcanzar los objetivos que se traza la empresa.
El comentario anterior es la opinión de Lourdes Münch Galindo y el licenciado García Martínez.
Agustín Reyes Ponce añade un tanto más a esta definición, al señalar: La palabra previsión (de pre-ver: ver anticipadamente), implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, que .la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible hacer planes. Por ello la previsión es base necesaria para la planeación adecuada de absolutamente todo plan, sea este de carácter público, o simplemente personal. Como lo sería para nosotros el trazar un plan de vida, con el fin de dar forma a nuestros proyectos.


¿Qué propósito tiene la previsión, en la función administrativa de la planeación? Uno al que varias autoridades administrativas tratan de explicarnos de la siguiente manera:
Es que se esté preparado para los cambios que pudiesen presentarse ya que en la actualidad se vive en una constante de cambios y debemos estar preparados para tales aspectos, para tener la capacidad de respuesta frente al tiempo.
¿Cómo damos inicio a la planeación? Es una pregunta digna de contestarse, por sencilla que nos parezca; pues cuando nos ponemos frente a un proyecto, muchas veces lo damos por concluido antes de tiempo, cuando vemos la serie de problemas a los que nos enfrentamos .A este respecto citaremos la opinión nuevamente de Reyes Ponce, ya que cuenta con la capacidad para dar una orientación a quienes tenemos como futura profesión la administración.
Al respecto nos habla de lo indispensable que es esta fase, y de la atención que debemos poner al iniciarla, ya que cuando prevemos el futuro podemos también aprovechar las oportunidades que este nos va presentando.

Para hacer previsiones es indispensable, entender lo siguiente muy bien:

a) Fijar los objetivos o fines que se persiguen (¿Qué quiero?)

b) Investigar los factores, positivos y negativos, que nos ayudan u obstaculizan de alguna manera en la búsqueda de esos objetivos (superarlos).

c) Coordinar los distintos medios en diversos cursos alternativos de acción, que nos permitan escoger alguno de, ellos como base de nuestros planes.

Por eso dijimos que la previsión responde a la pregunta: ¿qué puede hacerse?
Podemos pues definir la previsión como el elemento de la administración en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de esa misma, por lo que siempre se debe de prever antes de actuar a la ligera.
Pero ¿es la previsión la solución a todos los problemas empresariales? Claro que no, la administración es un ejercicio muy completo, del cual la planeación es solo una función; la previsión, es solo parte de esta función y no es una panacea, lo reconoce así Reyes Ponce, al señalar que papel ocupa la previsión, y explicarnos, que es la presvisibidad y su alcance a la hora de planear, antes de la ejecución de cualquier proyecto, con el interés de alcanzar éxito.
"Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzarán certeza completa ya que, por el numero de jactares y la intervención de decisiones humanas, siempre existirá en la empresa un RIESGO; pero tampoco es válido decir que una empresa constituye una aventura totalmente incierta, pues la previsión es una herramienta que puede resolver varios de los inconvenientes y aprovechar los cambios positivamente.

La previsión administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria, la que será tanto mayor, cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas,, propias o ajenas, y cuanto más puedan aplicarse a dichas experiencias, métodos estadísticos o de cálculo de probabilidad."
En ¿qué debe descansar la previsión, para que tenga éxito? En dos factores, que aunque son prácticamente obvios, no está por demás mencionarlos:

Objetividad: Las previsiones deben descansar en hechos más bien que en opiniones subjetivas (no soñar).
Aunque soñar, ha llevado a muchas personas a generar magníficos proyectos, pero para lograr alcanzar un sueño, este se debe planear de forma objetiva, ¿cómo lograr dar forma a un proyecto? La respuesta es simple; haciendo planes, y habremos de entender, que planear es una actividad que debe hacerse bien despierto y con los pies en la tierra.
Lo anterior deja muy claro, que la planeación, debe cuidar hasta detalles que pudieran considerarse insignificantes.

Medición: Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas, no sólo cualitativamente, sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse.
Muchas personas no dan a la cuantificación, el lugar sobrepujante que debe tener, sin embargo la cuantificación de los recursos es la mejor forma de entender si vamos progresando en un proyecto o si fue un fracaso.
Hemos entendido hasta aquí que la previsión, aunque muy útil no es la solución a todos los problemas, la empresa es un reto, que muchas de las veces implica enfrentarse a situaciones que por mucho, pudieran resultarnos desconocidas. Pero lo que si logra la previsión es evitarnos desastres, que como vimos en el caso del ejemplo del Titanic, pudieron haberse evitado. La idea es que como todo, la previsión sea utilizada por nosotros como una útil herramienta, siempre con la visión de que los humanos no podemos ver el futuro; pero si podemos con sentido común controlar algunas de las situaciones de este.
1.4 PRINCIPIOS DE PLANEACION
“Roma no se hizo en un día”, con esta frase célebre abrimos ante nosotros un panorama amplio, de que para hacer algo grandioso se requieran planes adecuados y, como ya lo mencionamos todos planeamos, ya sea bien o mal.
Entonces, de ¿qué depende, el éxito o fracaso de un plan? La respuesta a esta pregunta es simple, depende de que los planes, que elaboremos descansen sobre los principios adecuados, como lo estudiaremos en este objetivo.
La planeación es un proceso racional que busca prever posibilidades o condiciones futuras y tornar una serie de decisiones para llegar a ellas. Requiere el establecimiento de objetivos y políticas, así como la fijación de programas y la determinación de métodos y procedimientos específicos. El modelo básico se compone de dos procesos interrelacionados: la planeación y la ejecución. Aunque se reconoce que para cualquier plan dado el mismo ejecutivo puede ser el planificador principal y el ejecutor principal, se desarrollará separadamente cada proceso, por varias razones. Aun cuando la misma persona maneje ambos procesos, usualmente existen amplias diferencias en la forma en que se lleva a cabo la doble tarea. En muchos casos el planeador y el ejecutor no son la misma persona, y ambos trabajan de forma independiente.
Al mismo tiempo la planeación es un proceso en sí misma que puede realizarse siguiendo entre otros, los siguientes pasos: identificar el problema; seleccionar las necesidades prioritarias; especificar los resultados que se esperan, determinar los requisitos y alternativas de solución que se considere más adecuada.
Para que la información nos quede más clara en la mente, hemos visto a bien incluir lo que estamos analizando en el siguiente cuadro sinóptico:

Principio de Primacía:
Indica que la planeación permite la toma de decisiones para decidir si es factible económicamente lo que se planea, ya que es mejor perder dinero en la planeación que en la ejecución. Un proyecto de inversión dará información de la rentabilidad o no y siempre será más barato su costo que invertir sin planear.
Muchos de los establecimientos de una comunidad chica, cierran sus puertas debido al fracaso económico, tristemente muchas de las veces esto hace que los dueños de estos pequeños comercios, se queden sin una fuente de trabajo, y lo que es peor, la mayoría de las veces adquieren deudas, que se les hacen imposibles de pagar. Esta situación es provocada en muchas ocasiones, porque los proyectos no son viables para llevarse a efecto.
La situación es todavía peor cuando va a la quiebra una empresa grande, pues esto significa despidos, y problemas financieros para muchas familias.
Por lo que el principio de primacía a tomarse en cuenta antes de invertir.
Y como lo señala dicho principio es más barato fracasar en un plan que hacerlo cuando se han hecho todos los gastos y trámites para la empresa.
Principio de la transitividad de la Planeación:
Este principio indica que la planeación establece las guías generales de la organización o estructura de la empresa, así como las políticas y los procedimientos de integración de recursos, la dirección y fija las bases del control. A su vez, debe ser compresible a los mandos medios y futuros directivos. Esto deja muy en claro que en una empresa, se puede cambiar de directiva, es decir: de gerencia, se espera por lo tanto, que las directrices sean lo suficientemente claras; para quien ocupe la futura dirección de la empresa.
Un ejemplo claro de una empresa exitosa a este respecto es Televisa, quien ha sabido renovarse al paso de tres generaciones de los miembros de la familia Azcárraga, ¿Cómo logra una empresa sobrevivir al tiempo, y al cambio? ¿Cómo mantenerse en el gusto del público? Y lo que es más, Crecer y convertirse en una de las empresas más importantes del mundo.
La respuesta podemos hallarla al analizar su sistema de transitividad a la luz de este principio que estamos estudiando.
Principio de crecimiento Gradual o Escalar:
La planeación debe fincar las bases de futuros crecimientos, permitiendo escalar el desarrollo gradualmente, por ejemplo; si se desea construir una fábrica para que se desarrolle en diez o quince años a un ritmo anual determinado, se debe prever la tendencia a invertir en forma inmediata en los cimientos para el desarrollo a partir de un plan rector de desarrollo. El sistema modular permite ir integrando módulos de desarrollo.
Para ilustrar lo anterior, en alguna ocasión pregunté al directivo de una cooperativa ¿ustedes a partir de que medios planearon su desarrollo? Contestándome: “Como la casa del pobre, sin un plan preestablecido, sólo guiándonos por las necesidades y recursos inmediatos.”
Es un triunfo tener una empresa y que esta logre trascender en el tiempo, muchas marcas comerciales, que fueron muy conocidas en el pasado, en la actualidad solo son un recuerdo, el éxito no es cuestión de un día, si no el continuo y adecuado funcionamiento de años.
Un ejemplo al respecto de esto lo vemos en la Pepsico, empresa que elabora varios productos entre ellos las famosas Sabritas, al abrir su página de internet nos encontramos con una línea del tiempo de esta empresa, y se nos relata cómo es que la empresa inicio, con repartidores tienda por tienda que hacían este trabajo en bicicletas, mientras la empresa no se dedicaba a las papas fritas, sino a vender habas y alberjones fritos. Que sirva este ejemplo para demostrar que el éxito es un fenómeno escalar y no uno automático.
Principio de confidencialidad:
La competencia entre empresas exige la búsqueda de nuevos productos y servicios que implican inversionistas en investigación y desarrollo. Los avances e invenciones descubiertos requieren: registro, patente de protección de propiedad industrial y confidencialidad. Para ello, la alta dirección requiere guardar con sigilo la información, por lo que en muchas ocasiones se obliga a firmar a empleados y proveedores contratos de trabajo con cláusulas de confidencialidad y penalidades por indiscreciones.
Son muchos los laboratorios farmacéuticos los que se apegan a la confidencialidad, pero no son los únicos, muchas empresas guardan celosamente sus fórmulas, y hacen firmar cartas de confidencialidad so pena de cárcel a quien trabajo con ellos y violo el acuerdo.
Principio de unidad y dirección o de contribución a los objetivos rectores:
Todo plan debe ser dirigido a objetivos estratégicos precisos, Evitar incrementar el costo de la planeación por incluir elementos no pertinentes a los objetivos.
Al visitar cualquier tienda comercial, se nota que lo indispensable, es decir; los alimentos, siempre se encuentran escondidos al fondo de la tienda, esto como es bien sabido; es con el fin de que la mercancía que no está en la categoría de indispensable sea lo primero que vea el cliente, y esto lo motive a comprar cosas innecesarias.
Como es bien sabido este sencillo truco siempre funciona; la gran mayoría nos sentimos tentados a gastar en artículos innecesarios, pero el administrador debe resistir este tipo de tentaciones a la hora de planear, la idea es lograr la mejor ganancia, con la menor inversión, por lo que lo adecuado sería resistir cualquier deseo de extravagancias, y trabajar en reducir los gastos innecesarios.
Principio de delegación (Centralización vs. Descentralización):
Todo plan debe involucrar a las unidades ejecutoras, dándoles poder suficiente en la toma de decisiones para la ejecución del plan, según su jerarquía.
Este principio, se aplica de modos diferentes, según el tipo de organización que maneje la empresa, como ya hemos analizado en otros trabajos existen organizaciones, donde la autoridad está centralizada en un solo grupo, mientras que en otras es repartida y compartida.
Principio de flexibilidad:
Todo plan debe contemplar un grado de flexibilidad ante posibles imprevistos, sin incurrir en la imprecisión de tiempo, costos, alcances, riesgos y calidad. Para ello se requiere generar escenarios óptimos, pésimos y, obviamente, se trabajan los planes con lo que se espera del futuro. En pocas palabras, los planes deben ser contingentes para acomodar y proteger a la empresa ante ciertas condiciones que pudieran presentarse, así como riesgos.
Por elaborado que sea un plan tiende a venirse abajo si no se toman en cuenta las contingencias.
El año pasado la empresa Comercial Mexicana, se vio al borde de la quiebra cuando la crisis económica mundial provoca el alza del dólar, esta empresa no trabaja en pesos y su deuda casi se duplico, esto nos hace reconocer que todo administrador, debe tomar en cuenta las más pésimas circunstancias al idear el plan de trabajo, para evitar caer en desafortunadas quiebras. Muy a nuestro pesar las empresas en México están acostumbradas a recibir ayuda del gobierno, para rescatar a los bancos y grandes empresas; tomando en cuenta que es el pueblo quien realmente paga el precio de dichos rescates, seria excelente que se dé una adecuada flexibilidad a la planeación, a fin de evitar las crisis generadas por las actitudes irresponsables de los grandes consorcios comerciales.
Principio de congruencia con la visión de empresa:
Todo plan debe ser insertado dentro de la misión de la empresa, con objetivos y metas claras. Las políticas, los procedimientos y demás elementos de la planeación deberán estar alineados con la estrategia.
Principio de visión estratégica a largo plazo:
Todo plan debe ser alineado con la visión estratégica. Cuanto más sea comprendido el plan por los ejecutores y sea parte de su visión, más fácil es su ejecución.
Un ejemplo muy sencillo a este respecto, lo tenemos en los fallidos propósitos de año nuevo. Las personas año con año se hacen un sinfín de promesas con el fin de alcanzar objetivos, pero son muy pocas las personas que logran alcanzarlos, esto se debe a que todo queda en intensiones; nunca se hace un plan y mucho menos se apega la persona a una estrategia; y si es difícil que una persona llegue a cumplir un propósito, siendo que la única actitud que debe doblegar es la propia, imaginemos lo imposible que es alcanzar un objetivo para una empresa, cuando no se apega el plan a la estrategia, con esto queda muy clara la importancia de este punto.
Aquí lo importante no es solo que queremos hacer, sino, como lo haremos.
Principio de previsión oportuna y control:
En cuanto se determinan los momentos (tiempos, fechas) en que se deben realizar las etapas, mejor realizado estará un plan, facilitando el seguimiento y control. Todo plan será sujeto a control, por lo tanto, debe generar los parámetros para su evaluación y seguimiento dentro de lo deseado.Las empresas que han patentado inventos, saben mejor que nadie la importancia de que un proyecto se realice en el tiempo justo.
1.5 TIPOS DE PLANES
La planeación se clasifica, en cuanto al tiempo, en:
Corto plazo (menor a un año), mediano plazo de (de uno a cinco años), y a largo plazo (más de cinco años). También se clasifica en frecuencia y continuidad de uso de planes continuos, alternos y únicos, como apreciaremos en el siguiente esquema. Los planes de uso frecuente y continuo, son los procedimientos de trabajo, las políticas y las normas; los planes únicos son aquellos que sirven para un periodo exclusivamente; por ejemplo, los programas de actividades para un año o periodo, así como los proyectos y presupuestos. Los planes alternos son aquellos que se pueden utilizar en caso de contingencia o bajo circunstancias espaciales. No todos los planes son definitivos como hemos notado, muchos de ellos son auxiliares y otras más contingentes.

Algo más que debe siempre tenerse en toda empresa es un plan de contingencia, el no saber prever, es el principio de un desastre, por lo que nadie debe aventurarse sin un plan de estos.
Pero, para hacer un plan hay que tener ideas para su elaboración ¿De dónde saca el administrador las ideas? Tiene muchas y, muy variadas fuentes, de las cuales puede tomarlas, como veremos a continuación:

Dentro de la Fuera de la Dentro de uno
organización organización mismo
____________________________________________________________________________
El superior inmediato Proveedores Lecturas y estudio

Los subordinados inmedia- Distribuidores Investigación
tos

Grupos de colegas Clientes Contemplación

Unidades con personal es- Causantes Evaluación de
pecializado resultados

Empleados Agencias guberna-
mentales

La junta directiva Competidores

El propio individuo

_______________________________________________________________
Coloquemos todo lo interior en una empresa grande, donde se disponga de departamentos con personal especializado que deban prestarle alguna ayuda. La información que recibe puede provenir diversas fuentes, y recibirse en varias formas. El siguiente es un arreglo conveniente de las personas y unidades de quien pueden recibirse ideas útiles:
Las formas en que la información puede quedar disponible son las siguientes:
Controles formales
Auditoria sistemática
Informes orales o escritos
Instrucciones
Sugestiones
Recomendaciones
Peticiones
Todas las actividades principales, para las cuales se elaboran planes, tendrán usualmente una o más fuentes de información particularmente aplicables a las necesidades de la actividad. Por otra parte, cada administrador tendrá sus propias preferencias acerca de la forma en que se mantendrá informado de los asuntos vitales. Una forma interesante de contemplar la multiplicidad de contactos posibles de un administrador es verlo en un ambiente de organización.

De los anteriores conceptos, se pueden hacer dos observaciones interesantes a la lista anterior. El administrador promedio tiene multiplicidad de fuentes de ideas que pueden sugerir la necesidad de planeación. La misma variedad existe en cuanto a la forma de presentar las ideas.
La evaluación de las ideas:
Cuando el administrador recibe una indicación de la superioridad, usualmente no hay mucho que discutir en cuanto a la realización de la petición. Cuando se reciben sugestiones, recomendaciones, peticiones o informes, el administrador responsable puede encontrar deseable determinar si debe seguir o no una acción adicional. Esta decisión puede ser muy importante, debido a la posibilidad de utilizar mal el tiempo del administrador, y al elevado costo que a menudo se asocia a un gran esfuerzo de planeación.
Formulación precisa del objetivo del plan que deba prepararse.
Como ya se dijo no todos los planes son definitivos, como lo muestra este esquema, solo los proyectos, los presupuestos y los programas están clasificados de planes únicos. Pero la empresa tiene otros planes de los que se auxilia para lograr objetivos, tal es el caso de; los planes rectores o estratégicos, este tipo de planes tiene mucho que ver con lo que se desea y la forma en que se hará, pues incluye las estrategias a largo plazo, las tácticas de mediano alcance y las operaciones de uso diario.

Supongamos que el planificador ha decidido que la información recibida y evaluada sugiere la necesidad de modificar un plan ya existente o preparar uno nuevo. Ahora se interesa en aislar el objetivo específico que debe satisfacerse. No basta con saber que tiene un problema, para que su plan pueda ocuparse de la verdadera causa.
Por ejemplo si una organización sufre una gran rotación de administradores jóvenes, la causa probable podría ser una o más de los siguientes factores: oportunidades de progreso, interés de nivel de trabajo asignado, sueldo actual y perspectivas futuras, futuro de la organización, administradores de mayor categoría, etc. la planeación para resolver un problema de sueldos es muy diferente de la que se requiere para resolver un problema de imagen de la organización. Más importante es el hecho de la solución del problema incorrecto no ayudara a solucionar el problema básico de la rotación.
Una segunda causa para aislar la causa detrás del problema, de modo que se puedan establecer objetivos específicos, se encuentra en la frecuente necesidad de obtener aprobación para el proyecto propuesto. Cuando el objetivo se define y relaciona claramente con la causa del problema, puede aumentar la probabilidad de obtener la aprobación.
Como ya se dijo no todos los planes son definitivos, como lo muestra este esquema, solo los proyectos, los presupuestos y los programas están clasificados de planes únicos. Pero la empresa tiene otros planes de los que se auxilia para lograr objetivos, tal es el caso de; los planes rectores o estratégicos, este tipo de planes tiene mucho que ver con lo que se desea y la forma en que se hará, pues incluye las estrategias a largo plazo, las tácticas de mediano alcance y las operaciones de uso diario.

Por último, varias de las etapas siguientes del proceso de planeación serán directamente influidas por la naturaleza de la tarea.
Hasta aquí es muy claro para nosotros, que los planeas tiene el fin de alcanzar varios objetivos; y que aunque existe un plan general, que por lo regular es a largo plazo, otros planes dependen de él, y su fin es cubrir las funciones a corto plazo.
Al mismo tiempo, sabemos que un plan piloto puede llevarnos a un definitivo, o mostrarnos lo poco viable de este; logrando así la adecuada formulación de otro.
Lourdes Münch en su libro “Fundamentos de Administración” describe los tipos de planes de la siguiente forma:
Estratégicos. La realizan los altos directivos, para establecer las directrices y los planes generales de la organización; generalmente son a mediano y largo plazo y abarca a toda empresa.
Táctica. Es responsabilidad de los jefes o gerentes de área, con el fin de lograr el plan estratégico; se refiere a un área específica de la organización y puede ser a mediano y corto plazo.
Operacional. Es a corto plazo, depende de la planeación táctica y se realiza, como su nombre lo indica, en niveles de sección u operación.
La planeación estratégica comprende una serie de elementos que se plasman en el plan estratégico. Éstos deben determinarse por la alta dirección y sirven como base para la elaboración de los planes tácticos y operacionales.
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Para la correcta elaboración de un plan existen componentes técnicos que a continuación aparecen: