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ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO Y VALORES NEGOCIABLES

Generalidades:

La correcta administración del efectivo tiene consecuencias importantes en la rentabilidad de una compañía, ya que reduce el periodo de cobro y los costos de transacción del procesamiento de cobros y pagos. La Administración del efectivo es responsabilidad del Departamento de Finanzas pero involucra también a otros departamentos, como la contabilidad y el de sistemas, con los que deben trabajarse estrechamente.
Las empresas mantienen efectivo y valores negociables para reducir su riesgo de insolvencia técnica, teniendo de esta manera un conjunto de recursos líquidos para realizar tanto los desembolsos planeados como los imprevistos.

El efectivo y los valores negociables son los activos mas líquidos de una empresa.

Administración del Efectivo.

Es toda gestión que realiza la empresa con relación al activo circulante ò corriente más líquido, es decir: caja, bancos, valores negociables. Esta gestión implica determinar el flujo mas conveniente de ingresos y egresos.
El Efectivo es el dinero en circulación al cual pueden ser convertidos todos los activos líquidos.

Los Valores Negociables son instrumentos a corto plazo del mercado de dinero que producen intereses y en las que se invierten las empresas, utilizando los fondos de efectivo temporalmente ociosos. En conjunto, efectivo y valores negociables actúan como una fuente combinada de fondos que pueden ser utilizados por el pago de cuentas a su vencimiento , así como para hacer frente a los desembolsos imprevistos.

Razones para mantener efectivo y cuasi efectivo:

Existen tres motivos para mantener saldos de efectivo y cuasi efectivo(valores negociables).Cada uno de ellos se basa en dos preguntas fundamentales.

• ¿Qué grado de liquidez es conveniente mantener?.
• ¿Cuál es la distribución de liquidez óptima entre efectivo y valores negociables?.

MOTIVOS DE TRANSACION.

Una empresa mantiene efectivo para satisfacer sus motivos de transacción consistentes en la realización de los pagos planeado por concepto de las operaciones del negocio, como compra de materias primas, pago de mano de obra, pago de sueldos, pago de gastos de venta, gastos administrativos, etc..
Si las entradas y salidas de efectivo coinciden entre si, los saldos de efectivo de transacción pueden ser de escasas proporciones.

MOTIVOS DE SEGURIDAD:

Crear una reserva de efectivo que le permita afrontar situaciones de emergencia, como aumento repentino de precios de las materias primas, demoras en el pago de las deudas, etc. Los saldos mantenidos para satisfacer los motivos de seguridad son invertidos en valores negociables líquidos que pueden ser transferidos de inmediato a efectivo. Dichos valores protegen a la empresa contra la incapacidad de poder satisfacer las demandas inesperadas de efectivo.

M OTIVOS ESPECULATIVOS :

En ocasiones, las empresas invierten en valores negociables, así como en instrumentos a largo plazo, mas de lo que necesitan para satisfacer sus motivos de seguridad: proceden de ese modo ya sea porque en determinado momento no tienen otro uso que darles a ciertos fondos, o, bien, porque quieren tener capacidad inmediata para aprovechar oportunidades inesperadas que les permitan obtener ganancias: estos fondos satisfacen sus motivos especulativos, los cuales son menos comunes que los otros motivos Utilizar en oportunidades atractivas, en el corto plazo, como inversiones muy rentables

La definición del nivel necesario de efectivo que se debe mantener para cumplir con estas razones expuestas depende de varios motivos:

• Los probables flujos de fondos de la empresa (según presupuestos de caja)
• Las posibles desviaciones respecto a los flujos proyectados
• La composición por vencimientos del pasivo
• La capacidad de la empresa para obtener dinero a préstamos en casos de emergencia
• La preferencia subjetiva de la gerencia respecto al riesgo de incurrir en déficit en caja (insolvencia técnica).
• La eficiencia en la administración de las disponibilidades.
• A continuación se analizan algunos conceptos que ayudan a definir cuál es el nivel óptimo de efectivo en la empresa:

Estimación de saldos de efectivo:

El objeto de la administración es mantener niveles de saldos de efectivo de transacción y de inversiones en valores negociables que contribuyan a elevar el valor de la empresa. Si los niveles de efectivo o valores negociables son demasiados altos, la rentabilidad de una empresa será menor que si mantuviera saldos óptimos. Las empresas pueden utilizar métodos subjetivos o modelos cuantitativos para determinar sus saldos de efectivo de transacción mas adecuados

FLOTACION:

Cuando usted expide un cheque, hay una demora antes de que los fondos pueda ser retirados de de sus cuentas de cheques. Esta demora ocurre debido a aspectos tales como el tiempo que se necesita para procesar el cheque y el tiempo que transcurre antes de que el sistema bancarioretire4 los fondos de su cuenta. Durante esta demora, usted se esta beneficiando con la Flotación.
La Flotación es la diferencia entre el saldo disponible o el saldo en el Banco y el saldo contable o en el libro mayor de la empresa.

Flotación = Saldo disponible- Saldo Contable
LA Flotación surge de las diferencias de tiempo cuando usted paga sus cuentas o les cobra a sus clientes.
Por consiguiente, la flotación es entre la empresa y las personas fuera de ella, tales como clientes o proveedores.
Hay dos clases de flotación: La Flotación de desembolso y la Flotación de Cobranza

FLOTACION DE DESEMBOLSO:

Cuando usted expide un cheque, su saldo contable o en el libro Mayor se reduce en la cantidad del cheque, pero su saldo disponible o depositado en el Banco no se reduce hasta que al fin el cheque pasa por la camara de compensación del Banco.Esta diferencia es la Flotación de desembolso.

Ejemplo:

Supóngase que Coor S.A.A.:tiene $ 50,000 tanto en saldo contable como en su saldo en el banco. Si Coors expide un cheque de $ 1000 que tarda cuatro días en pasar pòr la cámara de compensación, durante este periodo se han creado $1000 de Flotación de desenbolso.El saldo contable de Coors disminuye según la cantidad del cheque , de $50,000 a $49,000, pero el saldo en el Banco permanece igual hasta que elk cheq2ue se carga a la cuenta.

Flotación = Saldo disponible- Saldo Contable
= 50,000 – 49,000 = $ 1,000

Después de que el cheque el cheque se carga a la cuenta, los saldos contables y Bancario son ambos de $ 49,000.00.

FLOTACION DE COBRANZA:

Por supuesto, la flotación puede ser positiva o negativa. Supongamos que usted recibe un cheque y lo deposita en su banco. Hasta que los fondos se acreditan a su cuenta, su saldo contable será mas alto que su saldo real. En este caso, usted esta experimentando una Flotación de Cobranza,

Ejemplo:Supongamos que COORS S.A.A tiene un saldo en efectivo de $50,000, tanto en su libro mayor como en si saldo disponible en el banco. Si Coors recibe un cheque de $ 500 y lo deposita en su cuenta de cheques, los fondos de eses cheque en particular no estarán disponibles durante 2 días. El Incremento en su saldo contable es de $ 500 ,pero el saldo bancario permanece igual, hasta que los fondos estén disponibles. De manera que la flotación es:
Flotación = Saldo disponible – Saldo Contable
= 50,000 – 50,500 = -500

Esta Flotación de $ 500 es la flotación de cobranza de Coors.


Ciclo de Operación(CO)

Terminología:
-Período promedio de pago : PPP
-Antiguedad promedio del inventario:API
-Periodo Promedio de cobro :PCP

El ciclo de Operación(CO) :de una empresa se define como el tiempo que transcurre entre el momento en que esta consume materia prima y requiere de mano de obra para el proceso de producción(esto es cuando inicia la generación del inventario) y el momento en que se realiza el cobro en efectivo resultante de la venta del producto terminado, en cuya elaboración se utilizaron los insumos de productos mencionados. Este ciclo esta integrado por dos componentes: La antigüedad promedio del inventario y el periodo de cobranza promedio de ventas. Así ,el ciclo de Operación(CO) de una empresa es la suma de la antigüedad del inventario(API) y el periodo de cobranza promedio(PCP)

CO = API + PCP

Ejemplo:
Una empresa vende a crédito toda su mercadería. Sus condiciones de crédito exigen de sus clientes el pago a 60 días. De acuerdo con los calculo de la empresa, le lleva 85 días en promedio fabricar almacenar y finalmente vender un producto terminado. En otras palabras la antigüedad promedio del inventario(API) de la empresa es de 85 días. Los cálculos del periodo de cobranza promedio(PCP) indican que la empresa le lleva un promedio de 70 días para liquidar sus cuentas por cobrara.
Solución:
Al sustituir API= 85 días y PCP=70 días en la Ecuación(CO= API+PCP), resulta que el Ciclo de Operación de la empresa es de 155 días(85+70). Este ciclo se describe gráficamente a continuación

Ciclo de Caja(CC)
Es el tiempo (días) que transcurre a partir del momento que la empresa efectúa un desembolso real de caja por la compra de materias primas, hasta el momento en que se cobra ò recupera realmente por la venta del producto terminado:

C.C. = (Demora entrada efectivo cobro) – (Demora salida efectivo ò pago)
Una forma de cálculo
C.C.= CO –PPP= API + PCP - PPP
Ejemplo:

La empresa que se refiere en el ejemplo anterior compra mercaderías al crédito lo cancela normalmente a 40 días. El periodo de pago promedio ponderado de materias primas y mano de obra de la empresa se calcula en 35 días, cifra que representa el período de pago promedio(PPP). Conociendo su CO de 155, su ciclo de caja será:

CC = CO – PPP
CC = 155 – 35 = 120 días


Rotación de caja
Es el número de veces que la caja rota al año. Mientras más alto, menos caja requiere la empresa

Rotación de caja (RC)=360/ciclo caja

Ejercicio:

Rotación de caja: RC= 360 = 3 veces
120 días

Rpta.: La caja rota 3 veces al año, cada 120 días o cada 4 meses
aproximadamente


Caja Mínima

Es el nivel mínimo de efectivo para atender las obligaciones sin necesidad de recurrir a préstamos. El cumplimiento puntual de los pagos permitirá mantener una buena imagen como empresa seria y confiable, conservando las buenas relaciones como proveedores y acreedores.

Caja Mínima (Cm)= Egresos anuales de caja proyectados / rotación caja

Ejemplo:

De acuerdo al Flujo de Caja Proyectado los Egresos Anuales proyectados haciende a 12’000,000 de soles, siendo su RC de 3 veces al año.¿ Cual es la Caja mínima de dinero en efectivo que la Empresa deberá contar para cumplir con los pagos programados.

Solución:
Cm = 12’000,000 /3

Cm = 4’000,000 soles, cantidad que deberá de contar

Costos asociados con los saldos de caja

En las empresas los saldos de Caja pueden fluctuar y más cuando no existe una adecuada administración del efectivo, por ello en ciertas oportunidades pueden tener saldos de Caja insuficientes y, en otros saldos excesivos. Ambas situaciones generan costos que es importante se conozcan. A continuación se examinan las dos alternativas:

Costos de los Saldos de Caja Insuficientes(Falto de Caja)

A pesar que el Presupuesto de efectivo estuvo cuidadosamente preparado, puede presentarse algún faltante de Caja, incurriéndose con ello en cierta clase de costos, los cuales estarán en función del monto, la duración, la frecuencia y la forma en que se cubren. Entre los costos mas comunes tenemos:

• Costos de Transacción para obtener efectivo
  Se da en el caso que la empresa debe vender algunos de los valores Negociables(Bonos, Acciones, etc,) para lo cual deberá pagarse una comisión al Agente de Bolsa, o corredor, que lleve a cabo la venta.
• Costo de un préstamo
  Este costo se manifiesta cuando la empresa obtiene un préstamo para financiar el faltante: Entre estos costos se tienen el interés por el préstamo y otros costos asociados con la obtención del mismo.
• Costo de no aprovechar descuentos
  Se da cuando el faltante hace que la empresa no puede utilizar los descuentos comerciales por pagos adelantados.

Costos de los saldos de Caja Excesivos:
En el lado opuesto al rubro anteriormente estudiado, las empresas incurrirán en costos si mantienen saldos de Caja excesivo; ya que el efectivo ocioso hace que la empresa desaproveche oportunidades de colocar tal excedente en intervenciones de gran rendimiento

Entre los costos principales tenemos:

• Costos de Oportunidad El costo de oportunidad es el costo que resulta de una alternativa abandonada .Si una empresa tiene efectivo ocioso desaprovechara la posibilidad de colocar los excedentes en inversiones rentables. Ejemplo: si una Empresa X decide mantener un saldo excesivo en la cuenta corriente bancaria de 100,000 soles por año, suponiendo una tasa de interés del 10% el costo de oportunidad de tales fondos sería de 10 000 soles. Este costo de oportunidad se incrementa, junto con el monto de saldos en efectivos ociosos.
• Costos de un préstamo Se da en el caso que la empresa ha solicitado un y debido, por ejemplo, a deficiencias en la preparación del Presupuesto Efectivo; mantiene estacionalmente efectivo ocioso, el cual está devengando un costo, que es el interés por el préstamo, portes, comisiones y otros costos asociados con su tramitación.
• En conclusión, el Gerente Financiero debe minimizar los costos por saldos en caja tanto cuando dichos saldos son insuficientes, o cuando son excesivos.

Estrategia de la administración del efectivo

Las estrategias básicas que debe de emplear una empresa para administrar el ciclo de caja son los siguientes:

Aceleración de las cobranzas:

• Rápida facturación
• Descuento por pronto pago
• Cobranza mediante depósito en cuenta bancaria, etc.

Ejemplo: La Empresa reduce APC de 70 a 60 días

Rotación de Caja(RC)= 360/110= 3.27 veces
Caja Mínima(Cm) = 12’000,000 = 3’669 724.77
3.27

Disminución de Caja : 4’000,000- 3669,724.77 = 330,275.23

Ganancia : 330,275.23 * Costo de Oportunidad

Demoras en los pagos

• Desaprovechar los descuentos por pronto pago
• Uso del flotante (tiempo de cobro de cheques emitidos)
• Uso de letras por pagar (acreedor hace efectiva la letra sólo en su vencimiento)

Rotación de Caja(RC)= 360/100= 3.6 veces

Caja Mínima(Cm) = 12’000,000/3.6 = 3’333 333.33

Disminución de Caja : 4’000,000- 3 333 333.33 = 666 666.67

Ganancia : 666 666.67* Costo de Oportunidad

Aumento de rotación de inventarios

• Aumento de rotación de materias primas
• Aumento de rotación de productos en proceso
• Aumento de rotación de productos terminados

Rotación de Caja(RC)= 360/ 100= 3.6 veces

Caja Mínima(Cm) = 12’000,000 /3.6
Disminución de Caja : 4’000,000- 3 333 333.33 = 666 666.67

Ganancia : 666 666.67 * Costo de Oportunidad

Aplicación de las tres estrategias:

Rotación de Caja(RC)= 360/70= 5.14 veces

Caja Mínima(Cm) = 12’000,000/5.14 = 2’334630.35

Disminución de Caja : 4’000,000- 2 334 630.35= 1 665369.65

Ganancia : 1 665 369.65 * Costo de Oportunidad

Disminución de la necesidad de saldos preventivo

• Sobregiro bancario
• Líneas de crédito
• Valores negociables

Administración de los valores negociables

Las Empresas a veces incluyen fuertes cantidades de Valores Negociables a corto plazo entre su Activo Circulante
Los valores negociables son todos aquellos títulos que, por su naturaleza, son susceptibles de ser comprados y vendidos en ciertos medios, y por los cuales se determina un valor en el mercado , ejemplo: “bonos, acciones, .
Las razones para mantener valores negociables son: la necesidad de contar con un sustituto del efectivo y la necesidad de una Inversión temporal:

• Sustituyen el efectivo: es recomendable que cuando una empresa tiene saldos excesivos de efectivo, lo sustituya por una cartera de Valores Negociables a corto plazo., los cuales se convirtieran de inmediato en efectivo, cuando la empresa lo necesite.. Si bien esta es una adecuado recomendación, algunas empresas prefieren que sus Bancos mantengan tales reservas liquidas, y pedir prestado para satisfacer faltantes temporales de dinero.
• Representan una inversión temporal (por los dividendos y el precio del título):la compra de Valores Negociables a corto plazo, que se encuentran dentro del activo liquido, se realizan sobre una base temporal, adquiriéndose en periodos en los que se tienen excedentes de efectivo, y liquidándose o vendiéndose, cuando se producen faltantes de efectivo.

Característica de los valores negociables:

• Negociabilidad (grado de conversión de un título en efectivo, grado de liquidez). Es el grado de facilidad con que se puede convertir en efectivo el valor negociable, es decir el grado de liquidez que representa el titulo-valor.
• Riesgo de incobrabilidad ( a mayor riesgo, mayor rendimiento): El Gerente Financiero no invertiría en Valores dudosos, en cuanto a pago de intereses y Capital o sea en valores Negociables con riesgo de incobrabilidad. Obviamente se buscará el instrumento Financiero que ofrece el mínimo riesgo o con riesgo ceroVencimiento (valores a corto plazo son menos riesgosos que los de largo plazo, porque no están afectos a variaciones en tasas de interés):algunos valores negociables a Largo Plazo fluctúan mas con los cambios en las tasas de interés, que el precio de un valor similar a corto plazo.
• Por otro lado las tasas de interés varían ampliamente en el tiempo. Por eso los valores negociables a corto plazo tienen menor riesgo que los Valores Negociables a Largo Plazo, en este caso el concepto riesgo se refiere a la probabilidad de la variación del rendimiento del Valor Negociable o riesgo de Fluctuación de su cotización, debido a un cambio en la tasas de interés.

Valores Negociables Principales:

EL Gerente Financiero debe decidir sobre la clase de valores negociables en que se van a invertir los excedentes de manera de obtener liquidez, riesgo, vencimiento y Rendimiento apropiados .a la situación financiera de la empresa.
Entre los principales podemos mención:

• Bonos
• Accione
• de Depósitos
• Warrants.
• ADR’s
• Swaps.