SUBTOTALES EN EXCEL

En Excel, los subtotales se utilizan cuando trabaja con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas.

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

En Excel se puede calcular subtotales o totales de parte de los datos contenidos en hojas de cálculo. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga datos sobre ventas correspondientes a tres categorías de productos distintas, primero puede ordenar los productos por categoría y, a continuación, seleccionar todas las celdas que contienen datos y abrir el cuadro de diálogo Subtotales (menú Datos, comando Subtotales).

Imagen del cuadro de diálogo Subtotales

En el cuadro de diálogo Subtotales puede elegir la columna en la que desea basar los subtotales (como por ejemplo para cada uno de los valores distintos de la columna Semana), el cálculo de resumen que desea realizar y la columna o columnas que contienen los valores que deben resumirse. Por ejemplo (como se muestra en la imagen anterior), podría calcular los subtotales de la cantidad de unidades vendidas en cada categoría. Una vez definidos los subtotales, aparecen en la hoja de cálculo.

Imagen de grupos de filas que forman un esquema

Como muestra la imagen anterior, cuando se agregan subtotales a una hoja de cálculo, Excel también define grupos tomando como base las filas usadas para calcular los subtotales. Las agrupaciones forman un esquema de su hoja de cálculo según los criterios usados para crear los subtotales. Todas las filas que contienen productos de mobiliario aparecen en un grupo, las filas que contienen herramientas en otro, etc. La sección de esquema de la parte izquierda de la hoja de cálculo contiene controles que puede utilizar para mostrar u ocultar grupos de filas.

Esta es una de las pocas funciones en Excel que sirve para cálculos muy diversos. De acuerdo con su definición: SUBTOTALES (función; rango), el parámetro función determina la operación a realizar (suma, promedio, desviación típica, etc) con los datos del rango seleccionado. El valor función puede ser de 1 a 11.

Esta tabla resumen muestra las 11 operaciones posibles con
Subtotales sobre el rango B3:B7, y la función Excel equivalente
(que proporcionaría el mismo resultado, pero sin usar
Subtotales). Comprueba que al usar Subtotales, solo el primer
parámetro de la fórmula cambia.

Esta función es muy util especialmente cuando trabajamos con filtros o con celdas ocultas.

En la imagen de la derecha, la celda B15 tiene la fórmula:

=SUMA(B3:B13)

Sin embargo, vemos que cuando aplicamos el filtro al producto y seleccionamos solamente el producto “AAA”, cuya suma es simplemente 30, el total muestra el valor equivalente a la suma de todas las filas, incluso las que filtramos.