INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE

ADMINISTRACIN INDUSTRIAL
Decreto771 del 15-02-90
REGIN CAPITAL Ampliacin Guarenas

ndice General

Introduccin

Pg.

Manuales de organizacin

1. Definicin

2. Planeacin de la elaboracin de Manuales.

3. Programacin del Plan.

4. Presupuesto.

5. Aspectos Bsicos de los Manuales de Organizacin:

5.1 Identificacin

5.2 ndice o contenido

5.3Prologo y/o introduccin

5.4Directorio

5.5 Antecedentes histricos.

5.6 Legislacin o base legal

5.7 Organigrama.

5.8 Estructura funcional.

6. Clasificacin de manuales:

7. Tipos de manuales

8. Ventajas

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9. Proceso de elaboracin.

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10. Objetivos de los manuales.

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Conclusiones

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Referencias bibliogrficas

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Referencias Electrnicas

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Introduccin

La organizacin en una empresa tiene como finalidad que todos los

integrantes puedan seguir determinados lineamientos por los cuales debern
regirse para desarrollar el cumplimiento de sus funciones, logrando una
mayor eficiencia y eficacia para el logro de los objetivos.
Para mantener el orden de las funciones en cada uno de los
integrantes el departamento de organizacin y mtodos crea una maravillosa
estrategia a travs de la cual las empresas podrn dirigir a sus empleados y
as saber si esta cumpliendo con sus labores eficientemente, dicha estrategia
es mejor conocida como manual. En la actualidad, se maneja un manual
para realizar cualquier actividad, y as saber exactamente como debemos
desarrollarnos en algn oficio o labor.
Los manuales son bien complejos en cuanto a su elaboracin ya que
hay que seguir una serie de lineamientos para crearlos y un procedimiento
adecuado para una correcta preparacin y validacin. No puede crear un
manual en una empresa cualquier persona que lo decida arbitrariamente,
este debe ser creado por un comit conformado por la alta gerencia que este
integrada por el representante de mayor jerarqua en cada departamento y
as con el aporte de sus ideas crearlo hasta aprobarlo.
En la monografa que a continuacin se presenta se desarrollara el
tema referente a los manuales, enfocando el mismo en los MANUALES DE
ORGANIZACIN con la finalidad de incrementar nuestros conocimientos en
el tema y tener un mejor dominio del mismo, conociendo as sus funciones,
ventajas, desventajas, misin, visin, preparacin, procedimiento, etc.

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Manuales de Organizacin
La racionalizacin, ordenamiento y documentacin de los distintos
procedimientos operacionales y administrativos de las empresas han
permitido, entre otras muchas ventajas, lograr que las mismas puedan
desarrollarse hacia una mayor productividad.
Hoy en da, la empresa moderna, desde el punto de vista
organizacional, propende la consecucin de objetivos concordantes con las
grandes polticas de la alta gerencia, los que retardan su ejecucin ante la
falta de mtodos, esquemas organizativos y, en definitiva, manuales que
estando elaborados se encuentran obsoletos o bien ha existido ausencia de
dichos instrumentos.
Los manuales de organizacin exponen con detalle la estructura de la
empresa y seala los puestos y la relacin que existe entre ellos para el logro
de sus objetivos. Explican la jerarqua, los grados de autoridad y
responsabilidad; las funciones y actividades de los rganos de la empresa.
Generalmente contiene grficas de organizacin, descripciones de trabajo,
cartas de lmite de autoridad, etc.
Los manuales de organizacin se usan donde se desea una
descripcin detallada de las relaciones de organizacin. Se elaborar
ordinariamente con base en los cuadros de organizacin, los cuales se
acompaan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el
cuadro. Comnmente se hace la divisin de los encabezados de estos
manuales en atencin a la funcin general, a las obligaciones y autoridad y al
conjunto de relaciones con los dems.

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1. Definicin

Los manuales son una valiosa herramienta tcnica que, contribuye a

lograr una adecuada sistematizacin de los procedimientos administrativos
de la empresa, es decir, un documento elaborado sistemticamente en el
cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un
organismo y la forma en que las mismas debern ser realizadas, ya sea
conjunta separadamente. Duhat Kizatus lo define como:

Un documento que contiene, en forma ordenada y

sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre
historia, organizacin, poltica y procedimientos de
una empresa, que se consideran necesarios para la
menor ejecucin del trabajo.

2. Planeacin de la elaboracin de Manuales.

Planear

significa

estudiar

una

accin

futura,

precisando

las

operaciones que se debern llevar a cabo y en qu orden, realizando el

acoplamiento ptimo desde el punto de vista econmico, entre los
instrumentos y el personal.
La preparacin de un plan est basado por consiguiente por 2 motivos
igualmente importantes.

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El conocimiento de los objetivos que se requieren alcanzar.
El conocimiento de la situacin efectiva de la empresa y, en particular, de
sus principales componentes: personal, medios financieros, grado de
organizacin, etc.

3. Programacin del Plan.

En este punto, debemos contar con las estimaciones de tiempo para la

recoleccin de informacin, redaccin, elaboracin de grficas, revisin,
impresin, y todos los dems aspectos de la elaboracin. El trabajo consiste
para estructurar un programa completo.

4. Presupuesto.

La formulacin de un presupuesto es el paso final en la planeacin del

manual. Los costos incluidos en el presupuesto dependern del sistema
presupuestal del organismo. Hay empresas que cargan todos los costos de
departamento que solicita el trabajo. Otras organizaciones cuentan con un
departamento que elabora manuales administrativos y el cual absorbe todos
los costos.
Para apoyar esta labor, a continuacin se presentan dos listados, una
con conceptos probables de costos generales, y otras con costos potenciales
de las personas (el tiempo de los analistas).
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5. Aspectos Bsicos de los Manuales de Organizacin:
5.1 Identificacin
-Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.
-Ttulo y extensin del manual (general o especfico).
-Nmero de revisin en su caso.
-Unidades responsables de su elaboracin.
5.2 ndice o contenido
Consiste en una relacin de las partes que conforman el documento,
es decir; la versin pulida de su esquema, aadindose los nmeros de
formato de referencia. A continuacin se expone algunas indicaciones para el
desarrollo de una tabla de ndice o contenido para un manual de
organizacin.
Proporciona detalles. Una tabla de contenido no debe limitarse a
enunciar los encabezados de las secciones, sino tambin debe incluir los
conceptos o temas que incluyen en cada seccin.
Dar referencia apropiada para cada concepto. Dicha referencia puede
ser numrica o alfanumrica para cada concepto de tabla de contenido.
Usar espacios en blanco, sagrados o maysculas para indicar las
relaciones entre los conceptos de la tabla. Deben usarse amplios espacios
en blanco para que los usuarios puedan encontrar con facilidad los temas en
la tabla.
5

Colocar las referencias de formato a la izquierda de los temas

incluidos. Esto hace ms sencilla a los usuarios del manual enlazar los
conceptos con sus nmeros referencia y eliminar la necesidad de las largas
lneas punteadas que conectan temas y nmeros.
5.3Prologo y/o introduccin
Contiene una explicacin al usuario acerca de lo que es el documento,
de la ocasin en que se elabora o se efecta la ultima revisin y de los
bsicos que se pretenden cumplir a travs de el. Adems incluye informacin
sobre el mbito de su aplicacin, a quien va dirigida, como se usan, como y
cuando se harn las revisiones y actualizaciones. Conviene que contenga un
mensaje y la autorizacin de la ms alta seguridad del rea comprendida en
el manual.
Lo importante es que la introduccin sea breve. Si la introduccin es
larga, rebuscada y pomposa, los usuarios casi siempre supondrn que todo
el manual esta redactado de la misma forma y no proseguir la lectura.
En la introduccin no se debe describir detalladamente la evaluacin del
manual ni la filosofa del organismo. En lugar de ello, hay que indicar
brevemente al usuario el tema del manual, como les afecta y de que modo
pueden usarlo. La naturaleza precisa de la introduccin depende del tipo de
manual en preparacin. A continuacin se muestran ejemplos de los
aspectos que deben considerarse en un manual de este tipo.

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5.4Directorio
Consiste en una relacin de los funcionarios principales comprendidos
en el rea descrita en el manual, as como los respectivos cargos que
ocupan cuando se trata de un manual general, pueden incluirse los
miembros que integran el consejo de administracin o su equivalente.
5.5 Antecedentes histricos.
Esta parte consiste en una descripcin de la gnesis del organismo o
de la unidad orgnica descrita en el manual, en la que se indica la ley o
decreto por la que se cre la misma (en el caso de organismos pblicos), e
incluyen una mencin de la informacin sobresaliente acerca de su
desarrollo histrico.
5.6 Legislacin o base legal
Este apartado se refiere a una relacin de ttulos de los principales
ordenamientos jurdicos, de los cuales se derivan las atribuciones de la
entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ello, segn se
trate de un manual general o especfico, as como de las dems que lo son
aplicables en funcin de sus actividades.
5.7 Organigrama.
Consiste en representar grficamente la estructura orgnica y debe
reflejar de manera esquemtica, la posicin de las unidades administrativas
que la componen y sus respectivas relaciones, niveles jerrquicos, canales
formales de comunicacin, lneas de autoridad y asesora.
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5.8 Estructura funcional.

Este apartado consiste en llevar a cabo una descripcin de las
actividades inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas
contenidas en la estructura orgnica, que le permitan cumplir con sus
responsabilidades y deberes.
Para

una

mejor

comprensin,

se

hacen

las

siguientes

recomendaciones:
Que primero se indiquen los objetivos de la unidad administrativa de que
se trate.
Que los ttulos de los rganos sean los mismos que se sealen en el
apartado de la estructura funcional.
Que la descripcin de funciones siga el orden establecido en la estructura
organizacional.
Que la descripcin de las funciones se inicie con un verbo en tiempo
indefinido.
Que la descripcin de las funciones se inicie con un verbo en tiempo
indefinido.

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6. Clasificacin de manuales:
Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por
su contenido y por su funcin especfica, en el siguiente cuadro se describen
cada una de estas agrupaciones:
Por su contenido:
Manual de historia del organismo.
Manual de organizacin.
Manual de polticas.
Manual de procedimientos.
Manual de contenido mltiple (cuando trata de dos contenidos, por
ejemplo polticas y procedimientos; historia y organizacin).
Manual de adiestramiento o instructivo.
Por funcin especfica:
Manual de produccin.
Manual de compras.
Manual de ventas.

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Manual de finanzas.
Manual de contabilidad.
Manual de crdito y cobranza.
Manual de personal.
Manuales generales (los que se ocupan de dos o ms funciones
operaciones.)
7. Tipos de manuales
a) Manuales de Induccin: Para comprometer al trabajador con la visin
y misin organizacional
b) Manuales de Organizacin Para disponer de informacin sobre:
Propsitos y directrices de la empresa.
Estructura funcional.
Propsito y alcance de cada Unidad de Trabajo.
Alcance.
mbito de control.

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 Jerarqua y flujo de interaccin de cada rea funcional.

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c) Manuales de Procedimientos: para generar los resultados deseados
en la empresa, minimizar los recursos empleados, tener lmites
definidos, clarificacin de las interacciones, flujo de informacin,
responsabilidades internas claramente establecidas y obligaciones
para cumplir adecuadamente un trabajo.
d) Manuales de Capacitacin: para conocer y aplicar conductas laborales
requeridas para el desempeo del cargo.
8. Ventajas
La existencia de Manuales de Organizacin, logra, entre otras
ventajas, las siguientes:
Con la documentacin de las tareas se disminuye la dependencia de
personas.
Las polticas, normas y procedimientos de la compaa, al estar
estandarizadas, pasan a ser de conocimiento, si se requiere, de todos los
usuarios.
Se minimizan recursos empleados, se clarifican las interacciones, se
favorece el flujo de la informacin y se delimitan responsabilidades y
obligaciones para cumplir adecuadamente un trabajo.

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9. Proceso de elaboracin.
Recopilacin de la informacin
Con el propsito de obtener mayor colaboracin de todas las reas del
organismo, es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y
cooperacin para elaboracin de los manuales.
La recopilacin de informacin podremos efectuarla mediante la
investigacin

documental,

observaciones, cuestionarios y entrevistas.

Mediante la investigacin documental obtendremos, escritos, grficas, leyes,

instructivos reportes etc., que nos permitan conocer mas a fondo la unidad
administrativa que manualizaremos.
La observacin es otro medio de obtener informacin para elaborar un
manual, es importante que el analista, tenga el tacto necesario para observar
y recolectar la informacin de cmo se realizan las actividades especificas de
cada persona, debindose complementar con la informacin que obtenga
mediante

la

aplicacin

de

cuestionarios y entrevistas, previamente

diseadas; las cuales permitirn conocer informacin especfica de un gran

nmero de personas; la entrevista permite, adems de conocer informacin
de la estructura, la opinin de las personas que realizan las actividades.
Procesamiento de la informacin.
La informacin recabada debe seguir un procesamiento, para que
pueda ser aprovechada al mximo, los pasos de este proceso de
organizacin de la informacin, son los siguientes:
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Depuracin.
Clasificacin.
Anlisis.
El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo
de la informacin, pues la resistencia al cambio, los diferentes intereses
dentro de las estructuras impiden dar informacin completa, veraz y oportuna
con relacin a las funciones, actividades y responsabilidades de cada
persona de la unidad administrativa.
Para la integracin de cada manual es importante informar los criterios
tanto en la terminologa como en la presentacin de la informacin, con el
propsito de que se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de
uniformidad.
Redaccin.
Debe analizarse muy afondo la redaccin que ha de utilizarse en cada
manual, teniendo en cuenta, a que personas va dirigido, el grado de
especializacin del manual, el posible uso frecuencia de consulta, etc.
Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le
redaccin del manual, permitiendo con ello a los redactores trabajar sin
presin; en la medida de lo posible, si el presupuesto lo permite, se debe
contratar a un especialista en correccin de estilo, quien se encargue de la

revisin final de la redaccin de los manuales, permitiendo con ello un

lenguaje sencillo claro, preciso y comprensible.
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Elaboracin de grficas:
Un apoyo importante a la redaccin contenido de los manuales, son
sin duda las grficas, pues facilitan la comprensin de los manuales; las
representaciones grficas ms comunes son:
Organigramas.
Diagramas de flujo, y
Cuadros de distribucin.
Formato y comprensin.
Un manual administrativo, cumple con su objetivo bsico, el de ser
consultado, cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus
dudas o inquietudes, tres caractersticas importantes que debe tener un
manual son:
Facilidad de lectura y/o consulta.
Que permita hacer referencias rpidas y precisas.
Respirar confianza por su apariencia y orden.

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Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su

revisin y actualizacin, adems de usar numeracin consecutiva con el total
de hojas, ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante texto, es decir,
su
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distribucin en las pginas, usando correctamente los espacios en blanco,
los mrgenes amplios y la utilizacin uniforme del sangrado; al disear el
formato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento de
pginas, donde se asienta la informacin bsica de cada manual como: ttulo
del manual, ttulo del procedimiento, fecha de publicacin, nmero de pgina,
etctera, sta informacin permite al usuario consultas rpidas.
Revisin y aprobacin:
En la prctica, la revisin se efecta en dos fases; durante la primera
revisin, es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la
elaboracin de los manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos
realizan una revisin al contenido de los manuales bajo los siguientes
aspectos:
Revisin justa y objetiva del material.
Proporcionar crticas especficas y constructivas.
Revisar a detalle y devolver los materiales rpidamente dentro de un
plazo previamente acordado.
Evitar cambios slo por gusto personales.

Posterior a esta revisin, la segunda fase consiste en una revisin

rigurosa final, a cargo del analista y directivos de la empresa, culminando con
la aprobacin de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas
responsabilidades.
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Las formas ms comunes para la aprobacin es en cada una de las
hojas bien utilizando una hoja para su aprobacin; la aprobacin como
punto final en la elaboracin de los manuales administrativos, viene a dar
paso a la impresin, distribucin y control de los manuales, en esta fase final
es recomendable efectuar un programa de difusin en forma simultnea a la
distribucin, llevando a cabo un control estricto, a quienes deban asignarse
un ejemplar, es decir slo a los usuarios de cada manual, siendo solamente
la gerencia general direccin, quien deba tener un ejemplar de todos los
manuales.
Es importante establecer procedimientos que permitan la conservacin
y retencin de los manuales administrativos, debido a las siguientes razones:
Por seguridad, ya que estos contienen informacin confidencial y en su
caso datos que serviran a la competencia.
Por costo, pues la reposicin de los manuales genera un gasto.
Por lo anterior se recomienda llevar un control de distribucin de
manuales, que consiste en una relacin ordenada de los tenedores de
manuales, este control deber ser de uso del rea de personal, para que en
su momento, requiera los ejemplares durante las entrevistas de despedida
del personal.
Actualizacin:
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El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo,

radica en la informacin contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos
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actualizados permite que cumplan con su objetivo, que es proporcionar la
informacin necesaria para el desarrollo de actividades y funciones; se
considera

prudente

la

revisin

actualizacin

de

los

manuales

administrativos, por lo menos en forma anual, siendo recomendable

efectuarse cada seis meses.
La mayora de los organismos no planean sus revisiones y
actualizaciones, es decir las efectan sobre la base de sus necesidades de
actualizacin, por cambio de polticas, nuevos procedimientos, nuevos
puestos, etc.
Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor
mantenimiento de sus manuales administrativos, ya que a travs de un
programa escalonado por secciones reas se ejerce menor presin sobre
los encargados de las revisiones; cuando existen cambios, adiciones
supresiones en alguna seccin se analizan y se efectan, en caso de ser
procedentes, dentro del perodo programado para esta seccin, es necesario
llevar un registro de cada cambio modificacin a los manuales
administrativos, notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo
de la informacin.
10. Objetivos de los manuales.
De acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales
administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

 Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,

relaciones, polticas, procedimientos, normas, etc.
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Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Contribuir a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo
ingreso,

facilitando

su

incorporacin

las

distintas

funciones

operacionales.
Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de
reformas administrativas

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Conclusin

Gracias al trabajo anteriormente presentado podemos concluir

diciendo que el mundo empresarial depende de un factor de gran importancia
para alcanzar el xito como lo es la organizacin, una empresa que no
cumpla

ningn

tipo

de

reglas,

lineamientos

parmetros

estara

directamente destinada al mal funcionamiento y al fracaso. Para que los

trabajadores de una empresa puedan conocer realmente cual es su funcin
dentro de la misma, sin que se presenten problemas de malos entendidos en
cuanto a su desempeo, la empresa crea el manual de organizacin.
Despus de analizar todos los trminos expuestos en el contenido de
este trabajo, hemos entendido que dicho manual se crea para que cada
trabajador sepa cuales son las funciones que debe cumplir y cuales son las
normas, polticas y funciones para lo cual esta creado su cargo, as este se
debe regir por el mismo para no perder tiempo realizando otro tipo de labor
en la cual no tenga porque estar involucrado.
Nos pareci un tema de gran importancia debido a que para nuestra
carrera de Recursos Humanos es fundamental porque somos nosotros los
principales encargados de velar por mantener la eficiencia y eficacia de los
trabajadores, cuidando su rendimiento dentro de la misma para que la
empresa siempre mejore y se invierta el factor tiempo de la manera mas
productiva. Otro de los aspectos mas resaltantes de este tema es que a
travs de este tipo de manual se tiene el norte que debe seguir la empresa y

se especifica la misin y visin para lo cual esta creada la misma. Debemos

siempre dentro de una empresa mantener una visin optimista para alcanzar
siempre en forma exitosa los objetivos propuestos.
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Referencias bibliogrficas
ALVAREZ, Martin, Manual Para Elaborar Manuales de Normas Y
procedimientos, Editorial Panorama, 1998.

Referencias Electrnicas

http://www.genexiachile.com/manuales/manorg.htm
http://www.itlp.edu.mx/publica/tutoriales/rechum1/u3parte5.htm
http://html.rincondelvago.com/manuales-administrativos.html

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