Con frecuencia nos enfrentamos a semanas apretadas donde agenda y lista de tareas compiten por quién es la más grande.
“Lunes” los primero que viene a nuestra mente son tareas! y lo primero que sentimos es vértigo y agobio (podre con todo). Es un sentir muy humano pero nasa practico.
Sacudamos el “drama” pensemos y actuemos con mas claridad, analicemos nuestro plan de trabajo fríamente localicemos el mas caliente y empecemos sin lamentos.
Te presentamos: 5 claves para una semana cargada de tareas
Primer paso es identificar, distinguir y separar. “Tengo mil cosas que hacer” no es un análisis muy preciso ni una frase que te ayude a ver entre todo lo que se tiene que hacer.
-Identifica y visualiza tus objetivos: no todo es lo que tienes que hacer sino lo que quieres conseguir.
-Distingue y separa tus tareas: NO todas son iguales, no todas te piden lo mismo y te dan lo mismo (esfuerzo-resultados-objetivos).
Separa lo que TIENES que hacer, lo que DEBES hacer y lo que TAL VEZ puedes hacer. Distingue entre tareas Clave, tareas Menores, tareas Complementarias, tareas Repetitivas y hasta tareas Basura.
Las tareas Clave son el verdadero corazón de tu trabajo. Tareas de valor que cuando las haces (bien) consigues resultados y avances. En esa semana tal vez te hayas propuesto «llegar a todo» pero donde primero tienes que llegar y además hacerlo de forma excelente, es a esas tareas. Cuídalas, no las arrincones, ponlas delante del resto.
Identifica reuniones y salidas
Asómate a tu agenda y localiza en qué días (mañanas y tardes) tienes más eventos de este tipo. No pongas tareas Clave o de concentración cerca o próximas a esos eventos/salidas, deja un margen de seguridad entre eventos y entre eventos y tareas (para imprevistos), y ten preparadas algunas tareas menores o mecánicas para hacer en huecos entre reuniones, o por si hay retrasos o cambios de última hora.
Invierte en terminar y rematar
Esa semana tu “obsesión” debe ser terminar tareas, cerrar frentes, remachar cosas. Lo peor que puedes hacer es abrir más puertas y ventanas cuando lo único que te permitirá avanzar es precisamente cerrarlas. Dejar las cosas a medias es como lanzar un bumerán; es algo que volverá y te golpeará con fuerza.
-Antes de empezar una tarea pregúntate si realmente no podrías terminar otra.
-Antes de avanzar pregúntate qué tareas han quedado a medias. Elige una y terminarla.
-Antes de dejar una tarea a medias pregúntate si no hay forma de terminarla ahora.
La atención, la concentración, el enfoque, la intensidad… puedes darle el nombre que quieras pero es tu mayor y más poderoso aliado en semanas así.
Distracciones, multitarea e interrupciones son tus mayores enemigos, y más en semanas así. Los dos primeros puedes combatirlos tú mismo, mediante sencillas medidas anti-distracciones que están en tu mano: tú mismo puedes ponértelo MUCHO más fácil.
Para las interrupciones que provocan otros puedes adoptar otras medidas:
-Ten reuniones contigo mismo. Bloquea tiempo en tu agenda, reserva una sala y reúnete a solas contigo. Nadie te interrumpirá.
-Aprovecha más el arranque del día, es cuando tus compañeros te interrumpen menos.
-Pídeles concentración sobre todo en ciertos momentos. Explícales cómo es tu semana y la necesidad de sacar tareas adelante. La gente es muy comprensible cuando uno se toma la molestia de explicar las cosas.
-Pídeles que conviertan interrupciones en e mails. Es mejor que te pidan o consulten por Email (que luego tú decides cuándo abrirlo) que no partan tu concentración por la mitad.
-Y si te interrumpen, sé todo lo directo y breve que puedas, anota lo que te pidan y vuelve como un rayo a lo que estabas haciendo.