Funciones de la Administración

Planificar es ver hacia el futuro. Es decidir por adelantado qué se va a hacer, cómo se va a hacer, cuando se va a hacer y quién lo va a hacer. Es trazar un mapa de dónde se encuentra la organización y hacia donde queremos llegar.

 

De acuerdo con Fayol, esbozar un buen plan de acción es la parte más difícil de las 5 funciones de la administración. Esto requiere la participación activa de toda la organización, estableciendo metas a cumplir en un orden lógico.

 

En cuanto al tiempo e implementación, el administrador debe planificar a corto y largo plazo, enlazando y controlando en diferentes niveles de la organización. Para garantizar continuidad, debe tomar en cuenta los recursos disponibles de la empresa y la flexibilidad del personal.

Una organización solamente puede funcionar bien si está bien organizada. Esto significa que debe haber suficiente capital, personal e insumos para que la organización se desarrolle correctamente y construya una estructura funcional.

 

La organización involucra la identificación de las responsabilidades a realizar, agrupar las responsabilidades en departamentos o divisiones, y especificar las relaciones organizacionales. El objetivo es lograr un esfuerzo coordinado entre todos los elementos de la organización. 

 

Una estructura organizacional con una buena división de funciones y tareas es de crucial importancia. Cuando la cantidad de funciones aumenta, la organización se expande tanto horizontal como verticalmente, requiriendo un tipo distinto de liderazgo.

 

La organización debe tomar en cuenta la delegación de autoridad y responsabilidades, así como la extensión del control entre las unidades supervisoras.

La integración de personal se refiere a llenar los puestos de trabajo con la gente idónea para cada puesto, en el momento idóneo. Requiere determinar las necesidades de personal, redactar descripciones de puestos, reclutamiento y selección del personal.

 

Al recibir órdenes e instrucciones de trabajo claras, los empleados saben exactamente lo que se requiere de ellos. El desempeño del personal será optimizado si se les dan instrucciones concretas con respecto a las actividades que deben realizar.

Dirigir es liderar a los empleados de tal manera que se alcancen los objetivos de la organización. Esto implica asignar adecuadamente los recursos y proveer un sistema de soporte efectivo.

 

Cuando todas las actividades funcionan de manera harmoniosa, la organización funciona mejor. Los administradores exitosos tienen integridad, excepcionales destrezas interpersonales, comunican de forma clara y basan sus decisiones en auditorías regulares. Son capaces de motivar a un equipo y de hacer que los empleados tomen iniciativas.

 

Uno de los problemas cruciales en la dirección es conseguir el balance correcto entre el énfasis en las necesidades de personal y el énfasis en la producción económica.

El control permite evaluar la calidad en todas las áreas y detectar si la organización se ha desviado del plan o corre el peligro de desviarse. Así puede asegurarse un rendimiento de alta calidad y resultados satisfactorios, mientras se mantiene un ambiente ordenado y a salvo de problemas.

 

El control se lleva a cabo en un proceso de 4 pasos: 

La estructura de Fayol se ha utilizado y ha sido sometida a prueba desde la publicación de su libro en 1916. Estas funciones se extendieron en pocos años desde Francia hacia el resto del mundo, y aunque muchos intentaron diferentes formas de organizar el conocimiento administrativo, la mayoría de los autores adoptaron la estructura de Fayol u otra muy similar.

 

Algunos académicos han organizado el conocimiento administrativo en torno a los papeles de los administradores. Aunque se han hecho algunas contribuciones valiosas con este enfoque, en el que también se evidencia la planeación, organización, integración de personal, dirección y control, el enfoque basado en los papeles tiene ciertas limitaciones.

 

Por eso hoy en día, a pesar de que Fayol las enumeró hace más de 100 años, las funciones de los gerentes continúan siendo practicamente las mismas. Ciertos autores sugieren agregar una sexta función: la función de Previsión.

Función de Predicción o Pronóstico

Para Fayol, la predicción formaba parte de la planeación, por lo que va implícita en sus funciones administrivas. Sin embargo, años más tarde algunos autores separaron esta función de la planeación para convertirla en una sexta función (que en la práctica se convierte en la primera función).

La función de predicción indica que el administrador debe examinar el futuro para luego diseñar un plan de acción. Implica estimar los eventos relevantes y problemas del futuro basándonos en los acontecimientos pasados y presentes. Para ello, la utilización de técnicas estadísticas puede ser muy útil. Una buena previsión permite tener una buena base para la planeación.


Temas relacionados:

■ Los 14 principios de la administración
■ Predicciones o pronósticos en la administración

Fuentes:

• Functions of Management - Managementstudyguide.com
• Five functions of management by Henri Fayol - Toolshero.com
• Henri Fayol et la théorie de l'administration - Universalis.fr
• Fayol ou l'administration scientifique - Unice.fr
• Les apports de Henri Fayol - Jesf.fr
• Tout sur l'entreprise - Performancezoom.com